Changer de fournisseur EDI – Comment assurer une transition en douceur ?

La transmission EDI joue un rôle crucial dans votre entreprise. Lorsque vous changez de fournisseur EDI, la préparation est essentielle pour éviter les perturbations et contrôler les risques à venir. Cet article présente cinq étapes essentielles à suivre avant de changer de fournisseur, afin que vous soyez prêt lorsque le moment sera venu de passer à l’action.

Comment choisir le bon fournisseur de services EDI

Les meilleurs fournisseurs de services EDI peuvent vous offrir expérience et fiabilité. La plateforme EDI que vous choisissez doit répondre aux besoins spécifiques de votre secteur et améliorer votre efficacité opérationnelle.

Si certaines options EDI sur le marché ont un prix plus élevé que d’autres, le nombre et le type de fonctionnalités qu’elles offrent varient. Par exemple, certaines solutions EDI sont basées sur le cloud, ce qui permet aux utilisateurs de se connecter au système partout où ils disposent d’une connexion Internet. Vous devriez examiner comment les solutions potentielles offertes par un service EDI vous aideront à traiter les paiements, à visualiser la disponibilité des produits, à réduire les coûts opérationnels et à établir une connexion directe avec les partenaires commerciaux et les filiales.

En général, une entreprise change de fournisseurs EDI pour les raisons suivantes:

  • Lenteur des vitesses de service et des SLA
  • Le prix n’est pas rentable
  • Mauvais service d’assistance
  • Pannes de système persistantes
  • Solutions technologiquement faibles
  • Impossibilité d’accéder aux mises à jour des produits
  • Le système ne répond pas aux exigences internes d’intégration
  • Les conditions contractuelles des services actuels de facturation électronique sont devenues désavantageuses pour l’entreprise

Par où commencer et comment se préparer à changer de fournisseur EDI 

Vous pouvez vous préparer à changer de fournisseur EDI en dressant une liste de vos nécessités. Vous devez examiner le fonctionnement de l’échange de données informatisées au sein de votre organisation et réfléchir à ce que vous attendez d’une nouvelle solution EDI pour l’améliorer.

Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre service EDI vous aide à éliminer les opérations de saisie manuelle des données. De même, vous pouvez envisager d’ajouter des capacités de livraison directe, d’améliorer la visibilité de l’inventaire et de rationaliser la manière dont vous réclamez les paiements.

Un autre élément à prendre en compte est la rapidité avec laquelle vous souhaitez que les changements se produisent. Certains problèmes opérationnels sont plus urgents que d’autres, et vous voudrez peut-être les résoudre immédiatement. D’un autre côté, certaines améliorations seront peut-être mieux mises en œuvre à l’avenir, car elles seront plus faciles à réaliser lorsque l’efficacité opérationnelle aura augmenté. Vous devriez réfléchir à la situation de votre entreprise dans le futur et planifier en conséquence.

Si vous avez des objectifs clairs, il sera plus facile de comparer et de comparer les solutions EDI pour voir laquelle vous convient le mieux. Les systèmes EDI ont des niveaux variés de fonctionnalité, d’évolutivité et de fiabilité. De même, certains services EDI proposent des modules complémentaires qui peuvent être utiles pour augmenter les capacités d’une entreprise.

Les fournisseurs EDI potentiels peuvent demander des informations essentielles pour estimer la quantité de travail nécessaire et le coût du service. Il est essentiel de préciser la norme EDI, le nombre de partenaires commerciaux et les types de transaction, entre autres données.

Les informations qui peuvent être rassemblées pour simplifier le processus sont les suivantes: 

  • La norme EDI (ANSI X12, par exemple)
  • Le nombre de partenaires commerciaux
  • Si possible, le nom de chaque partenaire commercial
  • Le type de documents par partenaire commercial
  • La direction des documents (entrants ou sortants)
  • Les protocoles de communication
  • L’interface d’intégration au système interne
  • Le type de déploiement, comme les services sur site ou basés sur le cloud

Les fournisseurs de logiciels EDI peuvent utiliser ces informations pour analyser les processus commerciaux et proposer les options d’intégration EDI les plus rentables. Par exemple, les prestataires de soins de santé doivent transférer les réclamations médicales aux fournisseurs d’assurance. Pour cette raison, le designer du produit doit être capable de prendre en charge les soumissions électroniques de demandes de remboursement.

Changer de fournisseur EDI signifie potentiellement devoir changer la façon dont les processus commerciaux sont gérés. Cependant, changer de fournisseur EDI demande moins d’efforts et de coûts administratifs que de mettre en place un service EDI à partir de zéro.

Dans la plupart des cas, on peut éviter de perturber les flux de transactions existants en effectuant le processus de migration EDI par étapes. Il est possible d’effectuer des tests pour garantir une transition en douceur et de changer un partenaire commercial à la fois. Cela signifie qu’une entreprise peut gérer la transformation de l’EDI sans interrompre les opérations de la chaîne d’approvisionnement.

Comment se déroule le processus de migration vers un nouveau fournisseur EDI? 

Il y a deux facteurs principaux à prendre en compte lors de la migration vers un nouveau fournisseur EDI. Le processus de transition comprend une partie formelle et une partie technique.

L’aspect formel de la migration EDI est généralement géré en 2 à 5 jours ouvrables environ avant la signature de l’accord. En revanche, le temps nécessaire pour terminer la partie technique dépend du type d’option d’intégration EDI choisi par le client. Certaines options nécessitent beaucoup plus de travail technique que d’autres.

Les options d’intégration disponibles comprennent des services EDI entièrement gérés, des services EDI sur site, l’intégration avec des services de systèmes commerciaux et des services web EDI. Ces derniers peuvent être traités beaucoup plus rapidement, permettant aux clients de commencer à utiliser le logiciel quelques heures après le déploiement initial.

5 conseils pour la transition vers un nouveau fournisseur EDI

Avant de laisser votre nouveau fournisseur mettre en œuvre tout changement, vous devez d’abord évaluer la situation actuelle de votre entreprise. Au cours de cette étape, prenez le temps d’impliquer les parties prenantes de l’entreprise et d’examiner vos opérations avec une vue d’ensemble pour déterminer vos objectifs. De cette façon, vous pourrez communiquer une orientation claire à votre nouveau fournisseur et vous assurer qu’il répond aux besoins uniques de votre entreprise.

Pensez à poser les questions suivantes à votre équipe: 

  • Que faisions-nous avant et qu’aimerions-nous reproduire?  
  • Qu’est-ce qui devait être ajouté à notre ancien fournisseur EDI et que nous aimerions avoir maintenant?  

Si vous traitez de gros volumes et des intégrations B2B complexes, vous recherchez peut-être un fournisseur disposant d’une plus grande expertise et capable de livrer vos données plus rapidement. En outre, si votre équipe est constamment confrontée à des erreurs et à des corrections EDI, il se peut que vous ayez besoin d’une intégration et d’une assistance plus poussées de la part de votre fournisseur. 

Que vous cherchiez à réduire les coûts ou à répondre à la demande des clients, consacrer du temps à déterminer ce que vous souhaitez améliorer permet d’éviter que vos relations commerciales, vos employés et vos clients ne rencontrent des difficultés par la suite.

La transition vers un nouveau fournisseur EDI ne se fait pas du jour au lendemain. Selon la taille de votre organisation, ce changement peut affecter quelques partenaires de la chaîne d’approvisionnement ou des centaines d’entre eux. Pour une transition réussie, parlez à votre nouveau fournisseur EDI de vos objectifs, de vos priorités et de vos ambitions afin qu’il puisse s’adapter à vos besoins.  

Les objectifs organisationnels peuvent inclure: 

  • L’amélioration de l’efficacité grâce aux technologies d’automatisation 
  • L’intégration plus rapide de nouveaux partenaires commerciaux pour se développer sur différents marchés  
  • L’amélioration des relations au sein de la chaîne d’approvisionnement par l’échange de données plus précises
  • L’élimination de la saisie manuelle des données pour maintenir l’engagement du personnel

Dès le début de votre relation avec votre nouveau fournisseur, vous pouvez établir une relation de confiance et fixer des attentes en matière de prestations, ce qui vous permet de synergiser vos efforts vers un objectif commun.

Les différences entre l’EDI et le commerce électronique

Une autre étape essentielle lors du changement de fournisseur EDI est de partager toutes les informations requises sur votre entreprise pour une migration EDI réussie. L’établissement d’une liste complète de vos partenaires commerciaux, y compris les détails des documents EDI, les normes, les protocoles et les exigences uniques de vos partenaires commerciaux, vous aide à éviter les maux de tête et les retards de projet. 

Voici quelques-unes des informations que vous devriez partager avec votre nouveau fournisseur EDI:  

Informations commerciales  

  • Contacts des parties prenantes internes 
  • Nombre de fournisseurs 
  • Vente directe au magasin vs à l’entrepôt 
  • Articles 
  • Codes de taxe 
  • CUP 
  • Numéros de magasin 
  • Prix 

Informations techniques

  • Liste des partenaires commerciaux 
  • Méthode de communication préférée 
  • Type de document EDI 
  • Si des étiquettes UCC 128 ou MH-10 sont requises 
  • Priorité 
  • Contact du partenaire commercial EDI 
  • Estimation du nombre de transactions mensuelles 
  • Notes sur l’intégration ERP 
  • Processus d’affaires 
  • Règles de validation 

Vous voulez contribuer à faire avancer le projet? Envisagez de présenter votre nouveau fournisseur EDI à la liste des contacts EDI de vos partenaires commerciaux, en incluant les informations ci-dessus. Il est utile d’avoir toutes ces informations compilées dans une feuille Excel. Si vous êtes curieux de savoir à quoi ressemble ce modèle, le voici:

Excel 1


Conseil supplémentaire: Collaborer avec votre nouveau fournisseur pour savoir quand clore le chapitre avec votre ancien fournisseur permet d’éviter les retards et les chevauchements!

Après avoir terminé les étapes préliminaires, le processus de mise en œuvre peut commencer. La plupart des fournisseurs EDI suivent un processus de mise en œuvre. Voici l’approche en 8 étapes de Vantree:

Vantree diagram FR final 1

Processus de mise en œuvre 

Au cours de ce processus, nous recommandons que votre chef de projet soit mis en CC sur toute la correspondance entre vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement et votre nouveau fournisseur EDI. De cette façon, il est toujours au courant de vos progrès et peut intervenir pour résoudre ou clarifier tout problème qui pourrait survenir.

Sur la base de l’analyse préliminaire de votre entreprise et de la discussion que vous avez eue avec votre nouveau fournisseur, vous devez établir des objectifs. N’oubliez pas que chaque entreprise a des priorités différentes, ce qui signifie que toutes les mises en œuvre sont différentes. Par exemple, lorsque vous associez une migration EDI à une mise en oeuvre ERP, les entreprises utilisent souvent la fin de leur année fiscale comme date de mise en service pour inclure toutes les nouvelles données EDI dans leur nouvelle année fiscale.

Les tests sont terminés, ce qui signifie qu’il est enfin temps de mettre votre site en service! Comme vous passez en production, toute erreur ici est très sensible au temps et peut être incroyablement frustrante si elle n’est pas résolue rapidement. C’est pourquoi, au cours de cette étape, vous et votre nouveau fournisseur EDI devez effectuer une surveillance étroite de la transmission des données de bout en bout pour garantir le succès de votre mise en œuvre.

À partir de ce moment-là, votre nouveau fournisseur EDI devrait fournir des alertes et des notifications automatisées par courriel pour vous assurer une visibilité complète de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Vous devez également confirmer que vous avez accès à des rapports sur les statuts de vos transmissions EDI pour les données envoyées et reçues de et vers vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement via un portail web

De plus, votre nouveau fournisseur EDI doit vous tenir au courant de toutes les nouvelles exigences des partenaires commerciaux qui pourraient changer et vous offrir des conseils d’experts en EDI pour améliorer vos processus actuels. Le soutien aux projets de migration EDI est constant, il est donc essentiel de toujours savoir comment entrer en contact avec votre nouveau fournisseur EDI afin qu’il puisse résoudre rapidement les problèmes. Si vous êtes curieux de savoir comment Vantree traite les demandes, consultez notre blogue sur le système d’assistance en équipe

Comme toute transformation numérique, les migrations EDI prennent du temps. Les données EDI étant l’élément vital de votre communauté de chaîne d’approvisionnement, il est important de se préparer et de ne pas se précipiter dans ce processus, mais plutôt de collaborer étroitement avec vos partenaires. Maintenant que vous savez à quoi vous attendre lors d’un changement de fournisseur EDI, nous espérons que cela vous aidera dans votre démarche. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

How much do ISVs cost?

ISV-certified software has a varied price range. The cost of acquiring an ISV software application depends on its intended purpose and the sophistication of its functionality. 

Not all ISV software publishers offer software solutions of equal technical requirements and caliber. Some independent software providers offer entry-level, bare-bones ISV software, while other software companies create powerful apps that can drive a company’s digital transformation.

Services EDI

Révolutionnez vos opérations d’échange de données électroniques avec Vantree. En s’appuyant sur une solution de service EDI entièrement basée sur le cloud, Vantree permet aux entreprises de gérer les transactions électroniques de manière rapide, fiable et sécurisée. Les utilisateurs du Web EDI de Vantree bénéficient d’un flux de travail personnalisé et d’une visibilité en temps réel sur les transactions. Grâce à ses capacités d’automatisation, le logiciel est simple à utiliser. La plateforme Web EDI peut contribuer à accroître l’efficacité de votre entreprise tout en réduisant les coûts de main-d’œuvre.

Vantree utilise un système d’assistance dédié qui assigne les clients à des agents de solution. Les clients peuvent s’attendre à être assistés par les mêmes agents en permanence, sans être gênés par les tickets d’assistance. Avec le Web EDI de Vantree, vous pouvez envoyer ou recevoir n’importe quel document à tout moment. Cela aide les entreprises à maintenir les meilleures relations commerciales avec leurs partenaires commerciaux.

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