Changer de fournisseur EDI – Comment assurer une transition en douceur 

La transmission EDI joue un rôle crucial dans votre entreprise, c’est pourquoi, lorsque vous changez de fournisseur EDI, une bonne préparation est essentielle pour éviter toute perturbations et contrôler les risques à venir. Dans ce blog, nous présentons cinq étapes essentielles que vous devez suivre avant de changer de fournisseur, afin d’être prêt lorsque le moment sera venu de passer à l’action. 

  1. Effectuez une analyse d’écart  

Avant de laisser votre nouveau fournisseur implémenter tout changement, vous devez d’abord évaluer la situation actuelle de votre entreprise. Au cours de cette étape, prenez le temps d’impliquer les parties intéressées et d’examiner vos opérations avec d’une vue à vol d’oiseau pour déterminer vos objectifs. De cette façon, vous pourrez communiquer une intention bien déterminée à votre nouveau fournisseur et vous assurer qu’il réponde aux besoins uniques de l’ensemble de votre entreprise.  

Considérez la possibilité de poser les questions suivantes à votre équipe :  

  • Que faisions-nous avant et que nous aimerions reproduire ?   
  • Qu’est-ce qui manquait à notre ancien fournisseur EDI et que nous aimerions avoir maintenant ?   

Si vous traitez de gros volumes et des intégrations B2B complexes, vous pourriez rechercher un fournisseur disposant d’une plus grande expertise et capable de livrer vos données plus rapidement. De plus, si votre équipe est constamment confrontée à des erreurs et à des corrections EDI, il se peut que vous ayez besoin d’une intégration et d’une assistance plus complètes de la part de votre fournisseur.  

Que vous cherchiez à réduire les coûts ou à répondre à la demande des clients, consacrer du temps à déterminer ce que vous souhaitez améliorer vous permettra de vous assurer que vos relations d’affaires, vos employés et vos clients ne rencontreront pas de difficultés par la suite.   

  1. Collaborez et communiquez votre vision le plus tôt possible  

La transition vers un nouveau fournisseur EDI ne se fait pas en un clin d’œil. Selon la taille de votre organisation, ce changement peut affecter quelques partenaires de la chaîne d’approvisionnement ou même des centaines.   

Pour une transition à succès, parlez à votre nouveau fournisseur EDI de vos objectifs, priorités et ambitions afin qu’il puisse s’adapter à vos besoins.   

Les objectifs de l’organisation peuvent inclure: 

  • Augmenter l’efficacité grâce aux technologies d’automatisation  
  • Une intégration plus rapide de nouveaux partenaires commerciaux pour se développer sur différents marchés   
  • Améliorer les relations au sein de la chaîne d’approvisionnement en échangeant des données plus précises  
  • Éliminer la saisie manuelle des données pour maintenir l’engagement du personnel  

En agissant ainsi dès le début de votre relation avec votre nouveau fournisseur, vous pouvez établir une relation de confiance et fixer des attentes en ce qui concerne les résultats à livrer, ce qui vous permettra de coordonner vos efforts vers un objectif partagé.  

  1. Entretenez une communication transparente et organisée    

Une autre étape essentielle lors d’un changement de fournisseur EDI est de partager toutes les informations nécessaires sur votre entreprise pour une migration EDI bien réussie. Établir une liste complète de vos partenaires commerciaux, y compris les détails des documents EDI, les normes, les protocoles et les exigences uniques de vos partenaires commerciaux, vous aide à éviter les maux de tête et les ralentissements de vos projets.  

Voici quelques-unes des informations que vous devez partager avec votre nouveau fournisseur EDI :   

Informations commerciales  

  • Contacts des parties prenantes internes  
  • Numéro du vendeur  
  • Directe au magasin ou à l’entrepôt  
  • Items  
  • Codes de taxe  
  • CUP  
  • Numéros de magasin  
  • Prix  

Informations techniques   

  • Liste des partenaires commerciaux 
  • Méthode de communication préférée  
  • Type de document EDI  
  • Si des étiquettes UCC 128 ou MH-10 sont requises  
  • Priorité  
  • Contact du partenaire commercial EDI  
  • Estimation du nombre de transactions mensuelles  
  • Notes sur l’intégration ERP  
  • Processus d’affaires  
  • Règles de validation  

Vous voulez contribuer à faire avancer le projet ? Envisagez de présenter votre nouveau fournisseur EDI à votre liste de contacts EDI des partenaires commerciaux, en incluant les informations ci-dessus. En préparation à cette introduction, il est utile d’avoir toutes ces informations compilées dans une document Excel.  

Si vous êtes curieux de savoir à quoi ressemble ce modèle, le voici :  

Excel 1

Conseil pratique : Collaborer avec votre nouveau prestataire pour savoir quand fermer le chapitre avec votre ancien fournisseur permet d’éviter les retards et les chevauchements !  

  1. Élaborez une stratégie et exécutez-la avec soin  

Après avoir terminé les étapes préliminaires, le processus de mise en œuvre peut commencer. La plupart des fournisseurs EDI suivent un processus de mise en œuvre pour chaque mise en œuvre EDI. Voici l’approche de Vantree en 8 étapes. 

Vantree diagram EN final 1

Processus de mise en œuvre    

Au cours de ce processus, nous recommandons que votre chef de projet soit CC’ed sur toute correspondance entre vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement et votre nouveau fournisseur EDI – de cette façon, il est toujours informé de vos progrès et peut intervenir pour résoudre ou clarifier tout problème qui pourrait survenir.   

En vous basant sur l’analyse préliminaire de votre entreprise et sur la discussion que vous avez eue avec votre nouveau fournisseur, vous devriez établir des échéances qui correspondent à vos objectifs. N’oubliez pas que chaque entreprise a des priorités différentes, ce qui signifie que toutes les mises en œuvre sont uniques. Par exemple, lorsque vous associez une migration EDI à une mise en œuvre ERP, les entreprises utilisent souvent la fin de leur année fiscale comme date de mise en service pour inclure toutes les nouvelles données EDI dans leur nouvelle année fiscale.  

  1. Date de production  

Les tests sont terminés, ce qui veut dire qu’il est enfin temps de passer à la production ! Comme vous passez à la phase de production, toute erreur ici est très pressante et si elle n’est pas résolue rapidement, elle peut être extrêmement frustrante. C’est pourquoi, au cours de cette étape, vous et votre nouveau fournisseur EDI devez effectuer une surveillance intensive de la transmission des données de bout en bout pour garantir le succès de votre mise en œuvre.   

À partir de ce moment, votre nouveau fournisseur EDI doit fournir des alertes et des notifications par courriel automatisées pour vous assurer une visibilité complète de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Vous devez également confirmer que vous avez accès à des rapports sur les statuts de vos transmissions EDI pour les données envoyées et reçues de et vers vos partenaires de la chaîne d’approvisionnement via un portail web. De plus, votre nouveau fournisseur EDI doit vous tenir au courant de toutes les nouvelles exigences des partenaires commerciaux qui pourraient changer et vous offrir des conseils d’experts en EDI pour améliorer vos processus actuels.  

Le soutien aux projets de migration EDI est constant, c’est pourquoi il est important de toujours savoir comment communiquer avec votre nouveau fournisseur EDI, afin qu’il puisse résoudre les problèmes rapidement. Si vous êtes curieux de savoir comment Vantree traite les diverses demandes, consultez notre blog sur le système d’assistance en équipe de Vantree.  

portrait handsome smiling man with headset working computer 1

 Comme toute transformation numérique, les migrations EDI exigent du temps. Comme les données EDI est le moteur de la communauté de votre chaîne d’approvisionnement, il est important de se préparer et de ne pas se dépêcher au cours de ce projet, mais plutôt de collaborer attentivement avec vos partenaires.  

Maintenant que vous savez à quoi vous attendre lors d’un changement de fournisseur EDI, nous espérons que cela vous aidera dans votre démarche.    

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. 

Pour plus de mises à jour EDI et des nouvelles de l’industrie, retrouvez nos liens sociaux ci-dessous:  

Facebook 
Instagram 
Twitter 
LinkedIn 

Share:

More Posts

Quoi améliorer? Écoutez vos clients

Que vous travailliez dans le monde du B2C ou B2B, il est évident que les organisations peuvent rapporter beaucoup de valeur des relations profondes qu’elles créent avec les clients. Les

Scroll to Top