Les logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont capables d’améliorer les activités commerciales quotidiennes telles que les opérations de la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité, la gestion des risques et la gestion des projets et des stocks. Cependant, une transformation numérique permet à une entreprise de réinventer l’ensemble de son mode de fonctionnement. Dans cet article, nous aborderons les différences et les similitudes entre les deux options.
Quels sont les principaux domaines de la transformation numérique?
Un projet de transformation numérique se compose de quatre domaines principaux:
- Transformation des processus
- Transformation du modèle d’entreprise
- Transformation du domaine
- Transformation organisationnelle
Transformation du processus
Une transformation numérique exige que les processus opérationnels soient modifiés grâce à l’utilisation de technologies numériques. La mise en œuvre de solutions technologiques modernes comme l’intelligence artificielle au cours des tâches quotidiennes permet aux entreprises de développer et d’atteindre de nouveaux objectifs opérationnels.
L’amélioration des processus métier via les initiatives de transformation numérique s’effectue selon les étapes suivantes:
- Identifier les objectifs de l’entreprise: Les décideurs doivent identifier les principales raisons de l’adoption de nouvelles plateformes technologiques. Des changements doivent-ils être apportés à la structure organisationnelle? Une technologie particulière donnera-t-elle à l’entreprise un avantage concurrentiel?
- Établir des mesures de référence: Les données sont cruciales pour une stratégie numérique. De précieuses informations peuvent être obtenues en mesurant les coûts opérationnels, le temps nécessaire pour traiter les processus et le nombre d’erreurs qui se produisent régulièrement. La mesure des indicateurs clés de performance permettra d’évaluer le succès d’une transformation numérique.
- Obtenir l’adhésion de tous: Toutes les parties prenantes doivent être impliquées dans le processus de transformation numérique. Non seulement il est important de motiver tout le monde à contribuer à la transformation des opérations commerciales, mais il est également nécessaire de recevoir un retour d’information et de tempérer les attentes.
- Créer des parcours de travail: Les systèmes numériques aideront une entreprise à fonctionner avec une plus grande efficacité. Pour en tirer le meilleur parti, les entreprises doivent repenser leurs flux de travail en considérant que, par exemple, de nombreux processus manuels seront traités automatiquement. Le temps et les ressources qui seraient autrement consacrés à l’exécution de ces tâches doivent être réimplémentés de manière plus efficace.
- Suivre les progrès: Plutôt que de déployer immédiatement une transformation numérique à l’échelle de l’entreprise, les entreprises devraient introduire progressivement des changements dans de petites équipes. Cela permettra à une entreprise de suivre de près les progrès et l’efficacité des nouveaux processus avant de procéder à des changements plus importants.
Transformation du modèle d’entreprise
Les technologies innovantes comme l’IA, le Big Data et les systèmes basés sur le cloud rendent les modèles commerciaux traditionnels obsolètes. Par exemple, Netflix avait pour activité de permettre aux utilisateurs de louer des DVD par courrier physique. Son adoption de la technologie du streaming et d’un modèle numérique par abonnement lui a permis de créer les expériences client que nous connaissons aujourd’hui.
Les données et l’analytique donnent aux entreprises les moyens de réinventer leurs modèles économiques actuels. Grâce à la transformation numérique, les entreprises peuvent se renouveler et accéder à de nouvelles opportunités de croissance.
Transformation du domaine
Les parcours de transformation numérique peuvent ouvrir de nombreuses portes. Les transformations d’entreprise peuvent devenir une occasion de se développer et d’atteindre de nouveaux marchés. S’il n’est pas strictement nécessaire pour une entreprise de tenter une transformation de domaine, celle-ci peut être très profitable si elle est correctement gérée.
Transformation organisationnelle
Un processus de transformation numérique implique plus que la mise en place de nouvelles technologies. Une bonne gestion du changement organisationnel par la transformation numérique exige des entreprises qu’elles adaptent leur culture aux valeurs et aux comportements internes de l’ère numérique. Si une entreprise ne conserve pas une culture organisationnelle appropriée, les initiatives, la productivité, les revenus et la compétitivité peuvent être affectés. En revanche, un effort global pour importer les attitudes envers la transformation numérique aidera le personnel à la comprendre et à l’adopter.
Quelles sont les principales phases de la mise en œuvre d’un ERP?
La mise en œuvre d’un système ERP passe par six grandes phases:
- Découverte et planification
- Conception
- Développement
- Tests
- Déploiement
- Support et mises à jour
Découverte et planification
La mise en œuvre d’un logiciel ERP commence par une phase de recherche. Il est nécessaire de définir un plan de projet, des dates cibles, une affectation appropriée des ressources, des décisions de conception et des activités quotidiennes de gestion de projet.
L’un des premiers objectifs de l’équipe de mise en œuvre d’un ERP doit être de bien comprendre les problèmes opérationnels actuels, tels que les inefficacités des processus qui peuvent être améliorées par l’ERP. De même, il convient de choisir si le système ERP existera sur site ou dans le cloud. Il peut être plus rentable d’opter pour des fournisseurs d’ERP qui proposent des solutions sur le cloud par abonnement, plutôt que de développer le département informatique.
Conception
Les entreprises doivent concevoir de nouveaux flux de travail et processus opérationnels qui tirent parti des systèmes ERP. En impliquant les utilisateurs pendant la phase de conception, les entreprises peuvent s’assurer que la conception leur permet de tirer pleinement parti du nouveau système.
Développement
La phase de développement consiste à configurer et à personnaliser le logiciel pour soutenir la refonte. Les entreprises devront peut-être intégrer leur système ERP à d’autres applications commerciales. Au cours de la phase de développement, l’entreprise doit élaborer du matériel à des fins de formation. En outre, il convient de concevoir un plan de migration des données qui implique l’extraction et la transformation des données actuelles.
Tests
Les tests doivent être effectués en même temps que le développement afin de vérifier l’efficacité des fonctionnalités et de mettre au point des solutions pour résoudre les problèmes éventuels. Les entreprises peuvent gagner du temps en testant un module ERP pendant qu’un autre est en cours de développement. Les opérations de test de l’ERP d’une entreprise doivent commencer par les fonctions de base du logiciel, suivies de tests plus rigoureux de l’ensemble du système. Les opérations de test doivent inclure le test des données migrées et permettre à une partie du personnel de tester les systèmes dans le cadre de leurs activités quotidiennes.
Déploiement
Alors que certaines entreprises déploient tous leurs modules ERP simultanément, d’autres préfèrent déployer d’abord les modules les plus prioritaires. En outre, les systèmes plus anciens sont parfois utilisés en tandem avec les systèmes ERP en tant que stratégie de gestion des risques. Les entreprises qui automatisent l’état de leurs opérations via un ERP doivent s’attendre à quelques problèmes au début. Les systèmes ERP comportent de nombreuses pièces mobiles et les utilisateurs peuvent être dépassés au début. Il est donc indispensable que l’équipe de projet ait une bonne compréhension du système, car elle en aura besoin pour résoudre les problèmes éventuels.
Support et mises à jour
Après le déploiement, les responsabilités de l’équipe de projet ERP se déplacent vers l’ajustement des fonctionnalités du système en fonction des commentaires des utilisateurs. La collecte de données doit se poursuivre afin d’évaluer les avantages de la mise en œuvre de l’ERP et de concevoir de nouvelles améliorations.
Lorsqu’il s’agit de mettre à jour un système ERP, les actions requises dépendent du type de mise en œuvre. Les systèmes ERP sur site nécessitent des mises à jour logicielles périodiques pour que le logiciel reste à jour. En revanche, les systèmes ERP basés sur le cloud sont automatiquement mis à jour par les fournisseurs.
En quoi la transformation numérique est-elle différente de la mise en œuvre d’un ERP?
La mise en œuvre d’un système ERP est un type spécifique de transformation numérique. Une initiative de transformation numérique complète peut contenir des systèmes ERP aux côtés d’autres solutions telles que des outils d’analyse du big data, du cloud computing et des solutions d’intelligence artificielle.
Différences technologiques
Les systèmes ERP de base remplacent les fonctions traditionnelles de back-office, tandis que les transformations numériques apportent des changements globaux au modèle économique d’une entreprise.
Gestion des processus opérationnels
Les transformations numériques ont un impact plus important que la mise en œuvre d’un ERP. Par conséquent, elles nécessitent de se concentrer davantage sur la définition et la documentation des processus opérationnels.
Gestion du changement organisationnel
Les changements mis en œuvre par une transformation numérique étant plus importants, des stratégies de gestion du changement organisationnel plus robustes doivent être déployées pour certifier leur succès. L’ERP nécessite moins de ressources à consacrer à la formation.
3 conseils pour vous aider à choisir entre ERP et transformation numérique
- Essayez de garder une longueur d’avance sur la concurrence
Vous pouvez décider de ne pas mettre en œuvre de nouveaux systèmes, mais vos concurrents ne le feront pas. Si d’autres entreprises améliorent leurs capacités technologiques et que vous ne le faites pas, cela peut être extrêmement nuisible pour votre entreprise.
- Tenez compte des risques organisationnels
Tout processus de transformation s’accompagne d’une quantité raisonnable de risques. Le risque associé à une transformation numérique complète est plus élevé que celui d’un ERP. Les rôles doivent être modifiés et des perturbations sont à prévoir. Si une entreprise veut économiser sur les tracas opérationnels, alors un ERP sera la meilleure alternative.
- Choisissez la solution la plus rentable
La mise en œuvre de changements dans la gestion de projet par le biais de la technologie implique un investissement considérable en temps et en argent. Il est important de se demander si les ressources nécessaires à une transformation numérique en valent la peine.
Mise en œuvre d’un ERP ou transformation numérique – qu’est-ce qui est le mieux pour votre entreprise?
Une transformation numérique entraînera des changements plus importants que l’ERP. Si la motivation des stratégies d’innovation commerciale est d’obtenir un avantage concurrentiel, alors une transformation numérique complète peut être la procédure requise. Toutefois, une amélioration de l’efficacité opérationnelle peut être obtenue grâce à un système ERP.
En tant que responsable informatique, que puis-je faire pour aider mon entreprise?
La pandémie a contraint de nombreuses organisations à adopter de nouveaux outils numériques pour permettre aux utilisateurs de travailler à domicile et de communiquer efficacement avec leurs clients et collègues. En quête de conseils, de nombreux responsables informatiques se sont tournés vers les fournisseurs de solutions ERP, car ils sont spécialisés dans ce domaine et proposent des outils préétablis et configurables pour relever leurs défis.
Dans cette optique, des leaders expérimentés du secteur informatique affirment qu’il est crucial de distinguer les mises en œuvre d’ERP et la transformation numérique pour les organisations qui souhaitent faire passer leur entreprise à un niveau supérieur, car ce ne sont PAS les mêmes.
Selon Eric Kimberling, PDG et fondateur de Third Stage Consulting Group, elles impliquent différents degrés de préparation et de résultats pour les entreprises. Alors, quelles sont les différences essentielles entre la mise en œuvre d’un ERP et la transformation numérique? Plongeons dans le vif du sujet en examinant la description qu’en fait Eric Kimberling.
Identifier et définir l’opportunité
Comme le montre le tableau de Kimberling ci-dessous, la transformation numérique suggère des changements fondamentaux au niveau organisationnel et nécessite une préparation beaucoup plus importante. De plus, l’aspect organisationnel et culturel de l’entreprise se transforme pour s’adapter au nouveau modèle, ce qui entraîne une modification des tâches et des responsabilités des employés. Étant donné que le changement est profondément ancré et qu’il s’accompagne d’avantages qui changent la vie de tous ceux qui travaillent dans l’organisation, un risque substantiel est impliqué.
Pour les mises en œuvre d’ERP, le tableau est différent. La mise en œuvre de ces outils modifie votre travail quotidien, mais représente un petit pas dans la transformation numérique. Les employés devront s’adapter et se former à un nouveau système, leur permettant d’accomplir leurs tâches plus efficacement, car cette voie se concentre sur l’augmentation de l’efficacité et la réduction des coûts. Cependant, comme elle ne touche qu’une partie de l’organisation et des processus métier, le risque reste modéré.
Prendre la bonne décision n’est pas facile
Comme tous les dirigeants le savent très bien, la croissance prend du temps. Ainsi, que vous soyez tenté d’apporter d’abord de petits changements ou de vous lancer à fond dans la transformation de votre entreprise au niveau organisationnel, vous devez d’abord voir si votre organisation est prête.
Pour réussir la transformation, vous devez utiliser une technologie adaptée à votre organisation, au lieu de vous laisser acculer par elle. Comme le dit M. Kimberling, il n’existe pas de « réponse unique », car les organisations peuvent se trouver à des stades différents de leur transformation numérique. Par exemple, certaines entreprises peuvent avoir des ressources limitées à consacrer au changement. Toutefois, voici quelques points à prendre en compte si vous êtes prêt et souhaitez passer à l’étape suivante.
Un changement percutant nécessite une vision puissante – une vision de l’aide à apporter à vos collègues et de la manière dont vous pouvez améliorer le parcours et l’expérience du client. La technologie n’étant qu’une partie de l’équation, il est crucial de comprendre les lacunes au sein de votre organisation, tout autant qu’à l’extérieur.
Cela signifie qu’il s’agit toujours d’un travail en cours et que de nombreux efforts sont nécessaires pour apporter une valeur ajoutée aux communautés au sein et autour de votre organisation. Toutefois, grâce aux nouveaux écosystèmes connectés, vous aurez la possibilité de collaborer, de communiquer et de réagir en temps réel, ce qui rendra heureux tous les membres de votre chaîne d’approvisionnement.
Avec la mise en œuvre d’un ERP, vous pouvez vous attendre à des résultats plus rapides. La nouvelle technologie vous aidera à rationaliser vos processus d’entreprise, à éliminer les inefficacités et à réduire les coûts de main-d’œuvre. De plus, avec des résultats plus rapides, il est plus facile de quantifier et de suivre vos améliorations.
Petits pas dans la bonne direction
Si vous vous sentez en retard dans le jeu, ce n’est pas grave. Vous n’êtes pas seul. Seulement 21 % des entreprises nord-américaines et européennes affirment que leur transformation numérique est terminée (Forrester, 2018). Ce qu’il faut retenir, c’est que ce processus prend du temps, et que vous devez y travailler chaque jour.
Heureusement, vous n’êtes pas obligé de le faire seul. Des sociétés de conseil spécialisées comme Third Stage Consulting Group et Vantree peuvent vous aider à analyser vos progrès et vous guider tout au long de votre parcours. Nous travaillerons avec votre équipe pour identifier les lacunes, fixer des objectifs et vous aider à les atteindre. En choisissant la technologie adaptée à votre entreprise et en vous associant à la bonne équipe d’experts, vous serez sûr de prendre les bonnes mesures pour atteindre vos objectifs.
L’importance de l’EDI dans vos objectifs de transformation numérique
Outre le respect des exigences des partenaires commerciaux, l’automatisation de l’EDI peut contribuer à améliorer la qualité de vie du personnel en réduisant les erreurs dues à la saisie manuelle des données. En poussant et en tirant les données de votre ERP principal, l’automatisation EDI améliore la précision des données et la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Cela signifie que vos clients du commerce de détail et du commerce électronique en bénéficieront également. Ils peuvent bénéficier d’un traitement plus rapide des commandes, ce qui a un impact direct sur l’expérience client.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’importance de l’EDI dans votre transformation numérique pour les petites et moyennes entreprises, consultez notre discussion avec Leena Poodipeddi et Jim Gonzales sur LinkedIn.
Services EDI
Pour plus de questions sur la façon dont l’EDI peut vous aider à atteindre vos objectifs, visitez www.vantree.com et demandez à parler à un expert.
