L’EDI 810 est un élément essentiel des opérations commerciales modernes. Grâce aux documents EDI 810, le processus de paiement des ordres d’expédition peut être réalisé de manière simple et intuitive, permettant aux partenaires commerciaux de faire des affaires plus rapidement et plus confortablement.
Qu’est-ce que l’EDI 810?
Un EDI 810 est un code de transaction d’échange de données informatisées (EDI). L’objectif d’un document EDI 810 est de permettre à un vendeur de demander le paiement à un acheteur. Une solution EDI permet aux entreprises d’échanger des données électroniques sur la chaîne d’approvisionnement sans avoir recours à des factures sur papier, par courriel ou en format PDF.
L’American National Standards Institute (ANSI) réglemente la norme de format EDI 810 ainsi que d’autres documents EDI. La réglementation de l’ANSI stipule que les documents EDI 810 doivent respecter le format X12. Le manuel des normes EDI X12 810 comprend un ensemble de règles qui dictent la syntaxe spécifique pour structurer la documentation EDI et les méthodes que les partenaires commerciaux peuvent utiliser pour transférer les documents EDI.
En dehors de l’Amérique du Nord, le format EDIFACT est utilisé. Un type de document EDI 810 peut être utilisé lors du traitement de diverses commandes. En revanche, d’autres documents EDI, tels que les factures EDI 210, EDI 880 et EDI 894, ne sont utiles que pour des transactions spécifiques.
Quelles sont les composantes essentielles de l’EDI 810?
Une facture EDI 810 contient les mêmes informations que celles que l’on peut attendre d’une facture sur papier. Il est nécessaire qu’une facture EDI comprenne des détails spécifiques sur chaque commande.
Les détails de la facture que l’on peut trouver sur un document EDI 810 sont les suivants:
- Le numéro et la date de la facture;
- Les détails d’identification de l’acheteur, du vendeur et de la remise;
- Les détails de la commande. Ceux-ci doivent inclure les quantités et les prix des produits;
- Les frais supplémentaires, les remises et les allocations;
- Le montant total dû;
- Les méthodes de paiement acceptables;
- Les conditions de paiement ;
- Les détails des taxes (le cas échéant).
Quels sont les avantages de l’EDI 810?
Le principal avantage des documents de type EDI comme l’EDI 810 est qu’ils offrent une méthode de communication plus sûre et plus fiable que le courriel, le fax ou les documents papier. De plus, les documents EDI accélèrent considérablement les transactions commerciales.
Raccourcir la chaîne d’approvisionnement
La mise en œuvre de l’EDI permet aux partenaires commerciaux d’envoyer et de recevoir des documents à des niveaux élevés de précision et de rapidité. Les organisations peuvent ainsi rationaliser considérablement leurs processus de gestion des documents, car le logiciel traite les documents EDI automatisés en un clin d’œil.
Grâce à l’EDI, les entreprises obtiennent des informations en temps réel qui peuvent être utilisées pour une meilleure planification des activités, comme les marchandises qu’elles doivent encore recevoir et la quantité de marchandises qu’elles doivent acheter. Les informations EDI sont utiles pour la prise de décision.
Améliorer la précision des transactions
En utilisant le processus de facturation électronique EDI 810, les procédures de paiement peuvent être traitées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision, ce qui permet une réconciliation rapide. De plus, les divergences entre les factures causées par les erreurs humaines dans les factures papier sont évitées grâce à l’automatisation.
La documentation EDI automatise l’échange de données entre les systèmes commerciaux de différentes organisations. Il est ainsi plus facile et moins coûteux de faire des affaires. Les factures automatisées offrent une possibilité d’évolution rapide et peuvent stimuler considérablement la croissance de l’entreprise.
Élargir la portée du marché d’une entreprise
Au lieu de traiter manuellement chaque message de facture, les entreprises peuvent faire des affaires sans se soucier des documents physiques. Les entreprises qui utilisent les documents EDI peuvent accroître leur productivité sans augmenter leur personnel.
L’EDI étant un format standard dans l’industrie, les entreprises qui le mettent en œuvre peuvent commencer à travailler avec des partenaires à l’échelle internationale sans avoir à connecter des systèmes commerciaux pour communiquer. Les entreprises peuvent ainsi accroître la taille de leurs opérations sans se soucier du temps, des efforts et des frais généraux liés à la connexion des systèmes.
Réduire les coûts
En éliminant le papier de l’équation, on élimine également les dépenses commerciales liées au papier, telles que l’impression, le stockage, le postage et autres. Comme il n’y a presque pas de travail réel dans le processus de transaction des factures, il sera plus rentable de faire des affaires avec davantage de partenaires commerciaux.
Améliorer la communication avec les partenaires commerciaux
L’EDI peut aider une entreprise à maintenir des relations stables avec ses clients et ses fournisseurs en offrant une expérience de transaction fluide. La norme facilite la collaboration entre les partenaires commerciaux et élimine toute friction causée par une négligence dans la manipulation traditionnelle des documents.
Meilleure sécurité
Tous les documents EDI sont cryptés, ce qui les rend plus fiables que d’autres options, comme les courriels, qui peuvent être facilement modifiés. De plus, l’EDI peut être utilisé pour conserver un enregistrement précis des factures, ce qui permet aux documents d’avoir une deuxième utilité en tant qu’outil de vérification contre la fraude et l’évasion.
Comment envoyer et recevoir un EDI 810?
Une transaction de facture EDI 810 ne peut être effectuée que par voie numérique. Les documents EDI sont des messages numériques strictement formatés qui ne peuvent être lus qu’après avoir été décryptés par un logiciel informatique spécialisé. L’échange de documents EDI 810 se fait par des canaux de communication privés et convenus. Les documents internes sont traduits dans des formats standard par des ordinateurs sans qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire.
Les documents de facturation traditionnels, sur papier, exigent que les partenaires commerciaux confirment à la main l’intégrité des détails de la facture. Les types de documents peuvent également varier en fonction de la société qui les émet. En revanche, les documents EDI sont délivrés, vérifiés et stockés automatiquement par le logiciel. Un document qui transporte des informations dans un format EDI est connu sous le nom d’ensemble de transactions (T-Set) ou de message.
En général, une solution logicielle EDI se compose d’un logiciel de traduction, d’un logiciel de mappage et d’une intégration avec un logiciel de communication. L’objectif du logiciel de mappage EDI est de configurer la manière dont les fichiers seront traduits et livrés. Les informations relatives aux factures électroniques, telles que les détails d’expédition et les conditions de paiement des factures, ne doivent être entièrement configurées qu’une seule fois, car le logiciel de mappage utilisera automatiquement les informations fournies pour effectuer le processus sur les commandes futures.
Alors que l’EDI a été initialement conçu pour transférer des informations sans technologies de communication, les organisations modernes préfèrent une méthode de communication telle qu’un réseau à valeur ajoutée (RVA). Un RVA est un réseau privé sécurisé qui transmet des messages comme une solution de courrier électronique. Les fournisseurs de RVA gèrent le support et la maintenance de l’application tout en offrant aux utilisateurs des avantages supplémentaires tels que la sauvegarde des données et le mappage.
Comment la facture EDI 810 est-elle utilisée?
Une facture EDI 810 est envoyée par un vendeur à un acheteur après l’expédition d’une commande. L’objectif d’un document EDI 810 est de confirmer la livraison de la commande et de demander le paiement à l’acheteur. Généralement, les documents EDI 810 sont envoyés par les fabricants ou les distributeurs aux détaillants. À la réception d’une facture EDI 810, la partie acheteuse doit confirmer sa bonne livraison avec un accusé de réception fonctionnel EDI 997.
Les acheteurs doivent confirmer que les détails de la facture sont corrects, puis transférer la facture à leur service de comptabilité/de créances pour émettre le paiement. Une fois que l’exactitude de toutes les informations a été vérifiée, l’acheteur peut émettre un ordre de paiement EDI 820 ou un document d’avis de remise au vendeur. Ces documents fourniront au vendeur les détails du paiement.
Spécification EDI 810
Les factures EDI 810 émises en Amérique du Nord sont principalement formatées en utilisant la norme ANSI Accredited Standards Committee (ASC) X12. Il s’agit d’un format standard de l’industrie spécifié pour fournir des transactions de facturation EDI.
En dehors de l’Amérique du Nord, la norme UN/EDIFACT est la norme EDI la plus courante pour les documents EDI 810. La norme UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) est une norme EDI internationale développée pour les Nations Unies. La norme ASC X12 peut également contribuer aux messages UN/EDIFACT.
Exemple de format EDI
Une transaction typique de facture EDI 810 comprend les informations suivantes:
- ISA – En-tête de contrôle d’échange: On y trouve les identifiants de l’expéditeur1 et du destinataire1, les informations d’autorisation et de sécurité, et la version ANSI x12 utilisée pour formater le document.
- GS – En-tête de groupe fonctionnel: Cette partie contient les codes de l’expéditeur1 et du destinataire1, ainsi que la date et l’heure de l’échange.
- ST – En-tête de l’ensemble de transactions: Le type de document EDI est spécifié ici. Si l’EDI est un EDI 810, cette zone affichera cette information.
- Segment BIG: Les valeurs ici représentent la date de création, le bon de commande, et le numéro de facture.
- Segment N1: Les informations relatives au nom et à l’adresse se trouvent ici.
- Segment IT: Cette section contient des informations sur l’article. Cela comprend des informations telles que la quantité facturée et le prix unitaire, ainsi que d’autres données pertinentes telles que l’unité de mesure.
- Qualificateur DTM: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’envoi quitte le fournisseur.
- SAC: Les informations sur le service, la promotion, l’allocation et les frais pertinents se trouvent ici.
- Segment TDS: Il s’agit du montant total de la facture.
- Segment CTT: Cette valeur représente les totaux des transactions.
- Segment SE: Cette zone est utilisée pour identifier le nombre de segments entre ST et SE.
- Segment GE: Cet espace est lié à la bande-annonce du groupe fonctionnel. Le nombre d’ensembles de transactions inclus est spécifié ici.
- Segment IEA: On indique ici le nombre de groupes fonctionnels dans la transmission. Il s’agit d’un en-tête de contrôle d’échange.
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