Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI)?

Electronic data interchange

Des clients électroniques commerciaux aux leaders du marché automobile, presque toutes les industries ont une utilité pour le logiciel EDI. Actuellement connu comme la norme pour l’échange de documents commerciaux, l’EDI est conçu pour faire évoluer les capacités de communication de toute entreprise vers le futur.

Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI)?

L’échange de données informatisées (EDI) est une solution logicielle conçue pour améliorer les processus commerciaux tels que l’échange de documents commerciaux. Ce type de technologie logicielle permet aux partenaires commerciaux de transférer des documents électroniques de manière transparente.

Les avantages du logiciel EDI incluent la réduction des coûts et des erreurs tout en augmentant la vitesse d’échange des données. Il est plus facile d’établir des relations solides avec les partenaires commerciaux et d’offrir un meilleur service à la clientèle lorsque vous êtes connecté électroniquement à toute votre chaîne d’approvisionnement. En éliminant le papier de l’équation, une solution EDI aide les entreprises à optimiser leurs opérations.

Différents types d’EDI

Il existe trois principaux types d’EDI:

Lorsque le concept d’EDI a été introduit sur le marché, la solution la plus courante consistait à adopter l’EDI point-à-point (EDI direct). Cela permettait la communication électronique et l’échange de documents entre deux endroits spécifiques.

Cependant, nous vivons actuellement à une époque où les entreprises doivent communiquer avec des centaines de clients, de fournisseurs et de partenaires en même temps. Pour cette raison, les solutions EDI modernes proposent des normes de documents pour éviter de devoir intégrer plusieurs systèmes.

EDI via RVA

Un réseau à valeur ajoutée (RVA) offre aux entreprises l’accès à un espace numérique privé. Elles peuvent y transférer des éléments de données de manière rapide et sécurisée. Les solutions EDI via RVA sont hébergées dans le cloud pour faciliter l’échange de documents commerciaux électroniques.

Cette architecture cloud présente un avantage certain: le système peut être mis à jour et entretenu à distance. Cela permet d’économiser une quantité considérable de temps et d’argent qui serait autrement consacré aux services de maintenance. Plusieurs normes et protocoles EDI sont pris en charge par les systèmes EDI via RVA. Non seulement les tâches de gestion s’en trouvent facilitées, mais cela permet également de simplifier l’intégration des partenaires commerciaux dans l’écosystème du RVA.

Web EDI

Ce type de format EDI aide les petites entreprises ne disposant pas de leur propre logiciel EDI à faciliter les processus d’échange électronique avec les grandes entreprises, en utilisant leurs normes EDI. 

Une page HTTP est utilisée pour permettre cette connexion. Une solution Web EDI fonctionne mieux lorsqu’elle est utilisée en tandem avec un EDI via RVA. Si vous avez des doutes sur la solution EDI spécifique qui convient le mieux à votre entreprise, n’hésitez pas à contacter nos experts EDI.

EDI intégré

Ce type d’approche permet d’exploiter tout le potentiel de l’EDI. En intégrant la fonctionnalité EDI dans votre système ERP ou votre système d’entreprise principal, vous êtes en mesure de visiter une seule interface pour gérer tous les documents EDI entrants et sortants et vous pouvez compter sur des données ultra précises puisqu’elles proviennent d’une base de données centralisée.

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Pourquoi l’EDI est important pour les entreprises 

L’EDI est important, car il offre aux entreprises un moyen d’intégrer plusieurs procédures sans augmenter les coûts informatiques. L’EDI peut être utilisé pour satisfaire les exigences des fournisseurs, des vendeurs et des clients avec des documents qui peuvent être consultés et transférés instantanément.

Quels sont les avantages de l’EDI?

Avantages de l’EDI

  • Croissance: Une amélioration de l’efficacité opérationnelle est directement liée à la capacité d’une entreprise à se développer et à étendre ses activités.
  • Documentation sans papier: De l’inondation du sous-sol aux taches de café, la documentation papier présente de nombreux inconvénients. En mettant en place des documents électroniques, tous ces inconvénients peuvent être simplement écartés. Avec une solution EDI, vous ne vous tromperez plus jamais dans le classement d’un document et vous pourrez vous féliciter d’avoir un impact positif sur l’environnement.
  • Rentabilité: Grâce à sa capacité à améliorer le traitement des procédures commerciales traditionnelles, l’EDI peut contribuer à réduire les coûts opérationnels en faisant gagner du temps aux services et en accélérant les cycles de la commande à l’encaissement.
  • Rapidité: Les logiciels EDI permettent des échanges de documents beaucoup plus rapides grâce à l’interconnexion, aux taux de transfert de données efficaces et à l’intégration. L’augmentation de la vitesse signifie que les entreprises peuvent traiter les commandes, les factures et d’autres procédures rapidement par rapport aux méthodes traditionnelles.
  • Partage de données: Toute personne disposant des bonnes informations d’identification peut accéder au contenu du système EDI. Les entreprises peuvent échanger des documents EDI importants, tels que les bons de commande 850 ou les factures 810, en quelques clics avec divers partenaires commerciaux. Nous parlons de l’importance de la transparence dans l’EDI dans ce blogue.
  • Facilité d’utilisation: Une infrastructure système solide garantit que les données d’une solution EDI moderne sont simples à accéder, à visualiser et à manipuler. Les données peuvent être facilement récupérées chaque fois qu’un utilisateur le demande.
  • Minimiser les erreurs: Les erreurs et les fautes sont courantes dans les environnements commerciaux traditionnels, notamment lorsqu’on utilise le fax traditionnel ou des systèmes obsolètes. Les solutions EDI éliminent les erreurs humaines grâce à l’automatisation. Les documents électroniques permettent de réduire la redondance des données et d’éliminer les doublons, créant ainsi un écosystème plus efficace.
  • Exactitude: Les logiciels EDI peuvent produire des documents commerciaux précis pour les entreprises travaillant à l’échelle locale ou mondiale. Lorsque vous intégrez l’EDI dans votre ERP, la précision de vos données augmente considérablement.
  • Sécurité: Les logiciels EDI offrent la meilleure sécurité pour les documents électroniques de différentes manières. Par exemple, ils facilitent l’audit de tous les documents, ce qui vous aide à gérer vos opérations en respectant les différentes règles, réglementations et niveaux de conformité. Le système stocke les données dans un endroit sûr, ce qui évite qu’elles soient égarées ou compromises par des pirates informatiques. Les systèmes EDI contribuent à renforcer considérablement la sécurité des transactions par rapport aux anciennes méthodes.
  • Rester à la pointe de la technologie: Rester en tête de la courbe technologique est devenu indispensable pour réussir dans le marché d’aujourd’hui. Les entreprises de tous types et de toutes tailles peuvent bénéficier de la fonctionnalité des logiciels EDI.

Quelles sont les principales fonctions de l’EDI?

La fonction première de l’échange de données électroniques est de permettre aux entreprises et aux organisations de partager des informations essentielles à distance et de manière fluide, sans avoir besoin de documents papier. 

Les clients désireux d’acquérir une solution EDI moderne peuvent s’attendre aux avantages suivants:

  • Un déploiement efficace du logiciel.
  • L’accès à des outils intuitifs, basés sur le cloud, en libre-service, qui prennent en compte divers standards et protocoles. Grâce à eux, même les partenaires commerciaux ayant peu ou pas de connaissances en EDI peuvent facilement apprendre les ficelles du métier.
  • Les services gérés EDI permettent aux entreprises de prendre en charge tous les aspects de la mise en œuvre et de l’assistance EDI, y compris la possibilité d’utiliser divers types de formats de documents en utilisant le même fournisseur de services et les mêmes applications.
  • Des solutions d’automatisation qui minimisent le besoin d’intervention humaine. Ainsi, les professionnels peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et laisser le logiciel se charger du travail répétitif.
  • Un autre avantage de l’automatisation moderne de l’EDI est la réduction des erreurs. Pour commencer, les erreurs de saisie manuelle des données sont considérablement réduites en éliminant le besoin d’intervention humaine. Le logiciel exécute des tâches de surveillance de routine pour repérer les erreurs et les pannes. Cela permet de prévenir et de résoudre rapidement les problèmes.
  • Les coûts des services EDI restent stables, de sorte que les entreprises ne doivent pas penser à allouer des ressources aux projets EDI. Cela contraste avec d’autres méthodes d’extraction de documents, comme les documents papier ou l’assistance EDI interne, qui sont liées à la budgétisation et aux ressources internes. Les services gérés EDI peuvent effectivement simplifier les dépenses et protéger une entreprise contre les changements soudains dans la chaîne d’approvisionnement.

Apprenez-en davantage sur l’automatisation de l’EDI

Comment fonctionne l’échange de données électroniques? 

L’échange électronique de données est rendu possible par un logiciel qui convertit les informations numériques en un format EDI. Un logiciel de traduction EDI peut convertir des éléments numériques en messages EDI, qui peuvent être facilement transférés. 

Par exemple, un rapport d’inventaire enregistré sous forme de fichier Excel sera converti par le logiciel EDI dans un format spécifique lors du téléchargement. Une fois arrivé à destination, le fichier peut être reconverti dans son format d’origine et inséré dans le système du partenaire commercial.

Composants EDI

Une solution EDI contient trois composants principaux:

  • Partenaires commerciaux
  • Logiciel de traduction
  • Communications

Partenaires commerciaux

Toute entreprise ou organisation qui travaille avec des documents EDI est connue comme un partenaire commercial. Les exigences des clients en matière de traitement des documents varient considérablement, c’est pourquoi le système est conçu pour répondre à tous les types d’opérations. Les petites, moyennes et grandes organisations peuvent devenir des partenaires commerciaux et accéder à plusieurs avantages organisationnels.

Logiciel de traduction

L’objectif du logiciel de traduction est de convertir et de réguler les transactions EDI. Le logiciel convertit les biens numériques et les données électroniques en un format EDI, qui peut être facilement transféré via le web. De même, le logiciel peut également prendre un logiciel au format EDI et le réinterpréter dans d’autres formats pour le récupérer.

Les principales caractéristiques des logiciels de traduction sont les suivantes:

  • La capacité de convertir des fichiers numériques vers et depuis un format EDI.
  • Les documents convertis, connus sous le nom de messages EDI, fournissent des informations précieuses telles que des détails sur le contenu du document et la séquence des données à inclure.
  • Le logiciel est fonctionnel, quelle que soit la plateforme utilisée par les partenaires commerciaux. L’indépendance du logiciel et du matériel est un avantage majeur du logiciel EDI.

Communication

La communication fait référence à l’échange de documents entre les partenaires commerciaux via Internet. Des communications réussies peuvent être effectuées indépendamment de la pile technologique et de l’environnement des différents partenaires commerciaux, à condition qu’une méthode soit convenue par les deux parties et que des informations d’identification soient fournies.

L’avenir de l’EDI

Comme pour de nombreuses autres solutions logicielles innovantes, l’avenir de l’EDI réside dans le modèle SaaS (Software as a Service). La mise en œuvre d’un système EDI hybride peut interconnecter les services gérés avec le cloud, fournissant des logiciels avec une vitesse et une efficacité sans précédent. 

Selon IBM, les tendances futures consistent à développer l’EDI avec des capacités d’interface de programmation d’applications (API). Au lieu d’un serveur de transfert de fichiers, les API facilitent la connexion aux systèmes d’exploitation, se connectent directement à une configuration transmissible et nécessitent des ressources réduites pour gérer l’échange de données. Cette expansion permet une approche d’intégration plus résiliente avec les partenaires commerciaux et aide les chaînes d’approvisionnement à être en avance sur la concurrence.

Services EDI 

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Grâce aux notifications et aux outils de rapport, vous pouvez toujours rester à jour sur toutes les données commerciales critiques, des exigences commerciales électroniques des clients aux modifications apportées aux documents d’inventaire. Vantree propose le logiciel EDI idéal pour accroître la rentabilité et l’efficacité tout en réduisant les coûts de main-d’œuvre et d’exploitation.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions d’automatisation du Web ou de EDI de Vantree, qui offrent aux utilisateurs une visibilité et des registres 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur tout votre trafic B2B, n’hésitez pas à contacter notre équipe en écrivant à sales@vantree.com. 

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