Réaliser votre plein potentiel avec la Solution EDI Intégrée de Vantree pour SAP Business One

Vous avez investi dans un ERP pour augmenter l’efficacité, la visibilité et éliminer les erreurs, mais vous devez intégrer les données EDI pour éviter d’absorber des coûts cachés qui ont un impact significatif sur vos résultats.

Avec des centaines de commandes et de factures qui entrent et sortent de votre organisation pour rejoindre la communauté de la chaîne d’approvisionnement, la saisie manuelle des données ne suffit plus. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un meilleur moyen de gérer les processus EDI – un moyen qui vous aide à rationaliser les données EDI et à maintenir l’engagement du personnel.

Vantree propose une solution EDI entièrement intégrée à SAP Business One pour aider les petites et moyennes entreprises à tirer le meilleur parti de leur système ERP en intégrant de manière transparente les données EDI.  Dans cet article, nous allons découvrir comment, en tant qu’entreprise, vous pouvez 1) optimiser votre activité, 2) investir dans votre avenir et 3) renforcer vos relations.

Qu’est-ce que l’intégration EDI dans SAP Business One?

L’échange de données informatisées (EDI) peut être utilisé dans SAP pour échanger des documents commerciaux avec des partenaires externes. En raison de sa large utilisation dans le commerce mondial, l’intégration EDI pour SAP est indispensable pour les entreprises en pleine croissance.

La structure d’intégration de SAP Business One simplifie la connexion à d’autres logiciels de gestion d’entreprise. Les partenaires technologiques peuvent tirer parti de cette fonctionnalité pour proposer toutes sortes d’options d’intégration personnalisées, notamment des extensions et des solutions API pour SAP Business One.

Grâce à l’intégration ERP pré-intégrée que l’on trouve dans les systèmes cloud modernes, un fournisseur de services complets peut vous permettre de gérer facilement la livraison de documents EDI depuis et vers SAP Business One ERP. En travaillant en tandem, SAP et l’EDI constituent une plateforme centrale pour tous les besoins de traitement des documents d’une entreprise.

Quels sont les 15 modules de SAP Business One?

SAP Business One compte 15 modules fonctionnels, destinés à répondre aux différents besoins d’une entreprise. Si chaque module peut gérer seul les tâches qui lui sont confiées, les modules peuvent être reliés entre eux pour travailler en synergie.

Les modules sont les suivants:

• Administration: Les différents paramètres de base de l’application sont gérés ici.
• CRM: Son but est de relier les tâches communes des employés des ventes aux autres modules.
• Finances: Les principales entrées de journal peuvent être créées ici. De même, la définition du plan comptable est mise en place dans ce module.
• Opportunités: Les ventes et les achats potentiels sont suivis dans ce module à l’aide de la génération de pistes.
• Ventes – A/R: Le flux des ventes (Devis > Commande > Livraison > Facture AR) est géré ici.
• Achats – A/P: De manière similaire au module précédent, le flux des achats (Devis > Commande > GRPO > Facture AP) est géré par ce module.
• Partenaires commerciaux: Ce module gère les données des partenaires commerciaux, y compris les données de base des prospects, des clients et des fournisseurs.
• Banque: Le paiement des frais entrants et sortants peut être traité dans ce module.
• Inventaire: Les données de base de l’inventaire, y compris la quantité et la valeur des marchandises, peuvent être suivies ici. 
• Ressources: Ce module gère les données relatives aux ressources, y compris les données de capacité et de planification des ressources humaines et des machines.
• Production: Grâce à ce module, il est possible de créer des ordres de fabrication et de gérer les données de base des nomenclatures.
• Gestion de projet: Les projets peuvent être décrits et définis ici.
• Planification des besoins en matériel (MRP): Ce module est utilisé pour définir les articles de vente/production requis pour faire des recommandations de commandes d’achat.
• Service: Permet de gérer les contrats de service et de créer des appels de service.
• Ressources humaines: Ce module est utilisé pour la saisie des données des employés, y compris les noms, les coordonnées, les rôles, etc.

Quels sont les avantages de la mise en œuvre d’une solution EDI pour SAP Business One?

Une solution d’intégration EDI SAP Business One peut accroître l’efficacité opérationnelle de votre système de gestion d’entreprise et rationaliser considérablement les opérations de la chaîne d’approvisionnement. Une solution complète d’EDI SAP possède les caractéristiques d’intégration b2b idéales pour créer de meilleures relations entre partenaires commerciaux.

Par exemple, les entreprises ont accès à une solution d’intégration comptable capable de gérer tous les processus financiers en utilisant le module financier de SAP Business One. Grâce à une solution EDI interconnectée, une entreprise peut assurer une communication précise des données financières avec ses partenaires commerciaux, ce qui permet d’accélérer le paiement des factures, d’améliorer la gestion des erreurs, de réduire les frais d’exploitation et d’obtenir d’autres avantages substantiels.

Les avantages de l’intégration SAP Business One-EDI sont les suivants:

• Réception des mises à jour des prix et des remises en temps réel directement depuis SAP.
• Les clients et les partenaires peuvent consulter les informations sur les stocks en temps réel
• SAP enregistre automatiquement les commandes et les demandes de devis
• De même, les offres et les confirmations de commande sont envoyées automatiquement aux clients
• SAP ajoutera automatiquement les notes d’expédition au système d’un client.
• Génération automatique des reçus d’importation de marchandises et des factures de vente
• Les factures de vente générées dans SAP sont automatiquement transmises aux systèmes des clients
• Les demandes de retour provenant du système d’un client sont automatiquement transmises à SAP Business One.

Combien de types de processus EDI existe-t-il dans SAP Business One?

Les solutions EDI SAP traitent deux processus de gestion distincts: le processus sortant et le processus entrant.

Le processus sortant

Ce processus permet d’envoyer un document du système SAP à un partenaire commercial. Il suit les étapes suivantes:

1. Un document d’application, tel qu’un bon de commande ou une facture, est créé à l’aide du système SAP.
2. Le document d’application est formaté en un IDoc.
3. Le nouvel IDoc est transféré du système SAP au système d’exploitation.
4. L’IDoc est prêt à être utilisé.

Le processus entrant

Le processus entrant fonctionne à l’inverse du processus sortant. Il fonctionne comme suit:

1. SAP reçoit un IDoc par le biais de connexions préétablies avec les systèmes de gestion d’un partenaire.
2. Un document d’application est créé à partir des informations recueillies dans l’IDoc.
3. Le document d’application peut être consulté. Il est identique à tout autre document EDI créé manuellement à l’aide du système.

Comment mettre en œuvre l’EDI dans SAP Business One?

Les utilisateurs de SAP peuvent mapper l’EDI en IDocs, qui peuvent être directement enregistrés dans SAP ERP. Une solution EDI spécialisée peut être utilisée pour visualiser l’EDI dans l’écosystème SAP.

Éliminer les erreurs et les inefficacités de l’EDI

Lorsqu’ils traitent un volume élevé de documents EDI par le biais de la saisie manuelle des données, les utilisateurs sont susceptibles de provoquer des erreurs. Saviez-vous que les utilisateurs passent en moyenne 8 heures par semaine à saisir les données manuellement et à corriger les erreurs liées à l’EDI? La croissance du volume de transactions amplifie ce problème, car il faut plus de temps et de ressources pour traiter les documents correctement.

La solution EDI intégrée de Vantree pour SAP Business One permet aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir de gros volumes de documents EDI de manière efficace, fiable et automatique en quelques clics seulement, ce qui permet aux utilisateurs de SAP de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme le maintien de l’engagement des clients.

La solution EDI intégrée de Vantree pour SAP Business One est personnalisée de manière unique pour votre entreprise, jusqu’à chaque relation avec un partenaire commercial et chaque type de document, ce qui garantit que les exigences de vos partenaires commerciaux sont satisfaites et les vôtres aussi. En outre, vous disposez d’une visibilité 24/7 sur les données EDI, ce qui vous permet de filtrer les documents par partenaires commerciaux/statut/dates et plus encore.

Les utilisateurs de SAP peuvent également automatiser des tâches spécifiques pour l’importation et l’exportation de documents EDI tels que les bons de commande (850), les accusés de réception des bons de commande (855) et les factures (810), créant ainsi de nombreuses opportunités pour éliminer d’innombrables erreurs dans le même environnement que celui dans lequel vous travaillez chaque jour. Cette fonctionnalité peut contribuer à rationaliser vos processus commerciaux jusqu’à 70%.

Le module Docman de Vantree offre aux utilisateurs de SAP un accès sans stress aux données brutes, y compris tous les détails nécessaires pour accepter les commandes. Pour éviter que les utilisateurs de SAP ne traitent des données inexactes, la solution EDI intégrée de Vantree pour SAP Business One vous signalera toute erreur en fonction des exigences des partenaires commerciaux et des règles de validation de l’entreprise, afin que vous n’ayez pas à vous en préoccuper. Vous pourrez également visualiser les détails des erreurs, afin que vous ou un membre de votre équipe puissiez les corriger rapidement.

Investissez dans votre avenir

L’automatisation de l’EDI est une étape essentielle dans vos objectifs de transformation numérique, car elle vous permet d’anticiper des volumes de transaction plus élevés avec la communauté de votre chaîne d’approvisionnement. Avec 90 % des transactions B2B transmises par EDI, l’intégration est essentielle pour répondre aux nouvelles demandes des clients.

Il y a dix ans, GB Micro Electronics a choisi Vantree comme partenaire EDI pour SAP Business One. Depuis, l’entreprise a intégré avec succès de grands détaillants tels que Staples, Rona et Shoppers Drug Mart et a développé sa division 3PL. Solange Dugas, présidente de GB Micro Electronics, raconte comment Vantree a aidé son entreprise à se développer par millions, à surmonter les difficultés et à économiser des milliers de dollars.

« C’était la période des fêtes, et nous avions quelques semaines pour mettre l’EDI sur les rails. J’ai donc appelé votre président et lui ai demandé s’il pensait que nous pouvions le faire. Il a dit oui, et nous l’avons fait. Cela représentait plusieurs millions d’entreprises pour nous. Nous avons donc été très reconnaissants ».

Comme vous pouvez le constater, si vous ne pensez pas à l’avenir et n’investissez pas dans l’automatisation de l’EDI, vous manquez d’importantes opportunités de croissance. Travailler avec un fournisseur EDI réputé vous donne la confiance nécessaire pour relever les nouveaux défis d’un marché qui évolue rapidement.

Entretenez des relations durables

Dans l’épisode du podcast The New Level, EDI Automation avec Jim Gonzalez, ce dernier explique le concept des tableaux de bord des fournisseurs. Des entreprises comme Amazon font le suivi des coûts et des avantages de faire des affaires avec les fournisseurs. Avec une telle concurrence entre les fournisseurs et les défis posés par un mauvais comportement EDI, les détaillants ont le pouvoir de décider s’ils veulent continuer à faire des affaires avec vous, ou simplement réduire leurs pertes.

En investissant dans la solution EDI intégrée de Vantree pour SAP Business One, vous investissez dans un échange de données plus rapide, plus propre et plus précis pour vous et vos clients. Puisque votre ERP contient la source de vérité de vos données, le personnel de Vantree peut développer des solutions innovantes pour importer et exporter des données sans erreur, éliminant ainsi les frustrations de vos clients et des autres membres de votre communauté de chaîne d’approvisionnement. Ceci est particulièrement important pour la vente en ligne.

Outre la mise en œuvre de solutions d’automatisation de l’EDI intégrées à votre ERP, il est important d’avoir un fournisseur EDI réactif, fiable et compétent pour éviter de nuire à des relations commerciales essentielles et de vous laisser dans la frustration, l’incertitude et la panique.

Votre fournisseur EDI doit travailler comme une extension de votre équipe informatique, en contactant vos partenaires commerciaux en votre nom pour corriger rapidement toute erreur. Vous vous sentirez soulagé de vos préoccupations lorsque vous bénéficierez d’un soutien constant et d’une technologie d’automatisation de la part de votre fournisseur EDI.

Modules conçus en fonction des utilisateurs

La solution EDI intégrée de Vantree permet aux utilisateurs SAP de profiter d’une interface simple et intuitive pour importer et exporter des documents EDI à partir de votre ERP. Dans l’interface SAP Business One, les utilisateurs SAP peuvent trouver les modules complémentaires de Vantree suivants:

1. Docman – pour gérer tous les documents entrants et sortants tels que les factures (810), les bons de commande (850), les accusés de réception de commande (855) et plus encore. 
2. ASN builder – pour créer et automatiser les avis préalables d’expédition (856-ASN), assurer le suivi de vos commandes et imprimer des étiquettes personnalisées.  
3. EFT – pour créer des paiements entrants et sortants basés sur l’avis de remise de paiement (820).

Services EDI

Vantree prend en charge des centaines de documents EDI et peut prendre en charge d’autres types de transaction tels que API, JSON, XML, Webservices, Flatfile et plus encore. Faites-nous savoir si vous souhaitez en savoir plus sur cette solution. Pour voir une démo, cliquez ici.