Pourquoi les petites et moyennes entreprises doivent automatiser leurs opérations

Le mercredi 14 avril, Philip Aguib, directeur des ventes chez Vantree Systems, s’est entretenu avec Leena Poodipeddi, stratégiste de la marque, des ventes et du marketing dans l’espace d’intégration SaaS-EDI B2B, et Jim Gonzalez, propriétaire d’EDI Support LLC, sur LinkedIn Live. Ils ont discuté de la nécessité de lautomatisation EDI pour les petites et moyennes entreprises, des avantages de l’automatisation de l’EDI, des différents choix pour les petites et moyennes entreprises, du coût des rétrocessions et de ce qu’il faut rechercher dans une solution EDI.

Pourquoi l’automatisation est-elle importante pour les PME?

L’automatisation est importante pour les petites et moyennes entreprises (PME) pour plusieurs raisons:

  • Efficacité accrue: L’automatisation contribue à rationaliser les tâches répétitives et fastidieuses, ce qui permet aux PME de fonctionner plus efficacement. En automatisant des processus tels que la saisie de données, la gestion de l’inventaire, la facturation et le support client, les entreprises peuvent gagner un temps précieux et allouer des ressources à des activités plus critiques.
  • Réduction des coûts: L’automatisation peut aider les PME à réduire leurs coûts en minimisant le besoin de travail manuel et d’intervention humaine dans diverses opérations. L’automatisation des tâches permet aux entreprises d’éliminer les erreurs, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’optimiser l’affectation des ressources, ce qui se traduit en fin de compte par une amélioration de la rentabilité.
  • Productivité accrue: L’automatisation des tâches routinières permet aux PME d’accroître leur productivité globale. L’automatisation permet aux entreprises d’accomplir les tâches plus rapidement, avec plus de précision et de cohérence, libérant ainsi le temps des employés pour qu’ils se consacrent à des activités plus stratégiques et créatives. Cela peut se traduire par une innovation et une compétitivité accrues.
  • Amélioration de l’expérience client: L’automatisation peut jouer un rôle crucial dans l’amélioration de l’expérience client des PME. Les entreprises peuvent fournir des réponses plus rapides, des interactions personnalisées et une assistance 24h/24 grâce à l’automatisation des processus d’assistance à la clientèle. L’automatisation peut également permettre aux entreprises d’analyser les données et le comportement des clients afin de proposer des campagnes de marketing plus ciblées et des offres sur mesure.
  • Évolutivité et croissance: L’automatisation offre aux PME l’évolutivité nécessaire à leur croissance. Les entreprises peuvent faire face à des charges de travail accrues en automatisant des processus clés sans nécessairement ajouter du personnel. Cela permet aux PME de faire évoluer leurs opérations de manière efficace, de s’adapter aux demandes du marché et de saisir de nouvelles opportunités.
  • Données utiles: L’automatisation génère des données et des analyses précieuses qui peuvent aider les PME à prendre des décisions éclairées. L’automatisation de la collecte et de l’analyse des données permet aux entreprises de mieux comprendre le comportement des clients, les tendances du marché et les performances opérationnelles. Ces informations peuvent être utilisées pour identifier les domaines à améliorer, optimiser les stratégies et stimuler la croissance de l’entreprise.
  • Avantage concurrentiel: L’automatisation devient de plus en plus une pratique standard dans tous les secteurs. En adoptant des outils et des processus d’automatisation, les PME peuvent rester compétitives et suivre le rythme des grandes entreprises. L’automatisation permet aux PME de fonctionner plus efficacement, d’offrir une expérience client de qualité supérieure et d’allouer les ressources de manière stratégique, ce qui leur confère un avantage concurrentiel sur le marché.

Globalement, l’automatisation permet aux PME d’optimiser leurs opérations, de réduire les coûts, d’améliorer la productivité, d’améliorer l’expérience des clients et de se positionner pour la croissance dans un paysage commercial en évolution rapide.

Qu’est-ce que l’automatisation EDI?

L’automatisation de l’échange de données informatisées (EDI) consiste à automatiser l’échange de documents commerciaux et de données entre partenaires commerciaux à l’aide de formats électroniques normalisés. L’EDI est une méthode structurée d’échange d’informations commerciales par voie électronique, qui remplace les processus traditionnels basés sur le papier, tels que le fax ou le courrier. L’automatisation de l’EDI implique la mise en œuvre de systèmes logiciels et de technologies avancées qui facilitent l’échange électronique de données et rationalisent les processus commerciaux associés.

Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI)?

Défis

Les grandes surfaces demandent régulièrement aux entreprises de se conformer à l’EDI. Lorsque ces entreprises sont nouvelles sur le marché, elles choisissent souvent la première société recommandée par le détaillant parce que c’est plus facile. Cette décision leur permet de mettre leurs produits en magasin le plus rapidement possible et de maintenir la dynamique positive de la relation. C’est parfois la bonne chose à faire.

Le problème est que nous constatons une augmentation considérable du nombre d’entreprises qui utilisent de 5 à 15 portails EDI différents pour gérer leurs besoins en EDI avec leurs clients. Selon la taille de l’entreprise, elles peuvent passer entre 10 et 20 heures par semaine à saisir manuellement des données dans leurs systèmes internes, ce qui entraîne des erreurs et des tensions entre les parties internes et externes. Sur la base de notre étude, nous ne sommes pas surpris de constater que 96% des utilisateurs se sentent extrêmement embêtés par la gestion de ces portails parce qu’ils détestent être inefficaces.

Pour les entreprises qui utilisent l’EDI, nous comprenons qu’il est essentiel de maintenir l’élan positif dans une nouvelle relation d’affaires. Le message est le suivant: arrêtez-vous et réfléchissez à la manière d’automatiser les données dans votre système interne, car 90 % du trafic B2B passe par l’EDI. C’est aussi important que cela. Il est également essentiel d’explorer la meilleure solution pour vous, car votre entreprise a des exigences uniques, et vous êtes l’acheteur, alors n’oubliez pas que c’est vous qui avez le contrôle.

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Solutions 

En réalité, il existe de nombreuses solutions disponibles, que vous utilisiez un ERP en ligne ou sur site. Chez Vantree, nous disposons de connecteurs qui vous permettront d’importer et d’exporter de manière efficace et fiable vos documents EDI automatiquement depuis et vers votre système en cliquant sur quelques boutons. L’EDI n’est pas le seul format que nous prenons en charge, nous utilisons également des formats tels que l’API, les services Web, XML, JSON, etc.

Si vous êtes une petite entreprise, vous utilisez peut-être des produits Quickbooks ou Sage. Si vous êtes une moyenne ou grande entreprise, vous utilisez peut-être Acumatica, Microsoft Business Central, NetSuite, SAP Business One, etc. Nous avons également des connecteurs pour ces produits.

Si vous êtes une grande entreprise, vous utilisez peut-être SAP S4Hana, Microsoft GP, Finance & Operations, Oracle, etc. Nous avons des produits d’automatisation qui s’intègrent à n’importe quel système, quelle que soit la taille de l’entreprise. Et comme nous avons travaillé avec les partenaires commerciaux les plus importants, nous connaissons leurs exigences et pouvons nous assurer que vous êtes en conformité avec elles.

Nous veillons à accorder autant d’attention aux exigences des partenaires commerciaux qu’à celles des entreprises, en appliquant des règles de validation personnalisées dans les intégrations afin de garantir l’exactitude des données et la fluidité du processus pour les utilisateurs.

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Avantages 

Il y a tant de petits avantages, mais voici les trois principaux que nous constatons:

Retour sur investissement garanti

D’un point de vue financier, les clients sont assurés d’obtenir un retour sur investissement. D’après nos études de cas, les clients de taille moyenne ou grande économisent entre 20 000 et 50 000 $ la première année en adoptant des solutions d’automatisation EDI et entre 50 000 et 100 000 $ les années suivantes au fur et à mesure de l’augmentation de leur volume.

Un document de recherche de McKinsey a également montré que les entreprises pouvaient obtenir un retour sur investissement de plus de 300 % en investissant dans ce niveau d’automatisation. Je sais ce que vous pensez, 300 % c’est relativement élevé, mais il faut penser au coût de:

  • Saisie manuelle des données.
  • Erreurs, rétrocessions et corrections.
  • Inefficacité et manque de rapidité dans l’expansion de votre entreprise.
  • Impact négatif sur les relations avec les clients.

Les coûts s’accumulent!

Meilleures relations

Du point de vue de la relation avec le partenaire commercial, l’avantage est que vous maintenez cette dynamique positive, mais au lieu d’investir à court terme, vous investissez dans la relation à long terme. En adoptant des solutions d’automatisation EDI, vous fournissez à vos clients des données plus rapides, plus propres et plus précises. Cette décision montre à vos clients que vous êtes sérieux et que vous êtes prêt à en faire plus si l’occasion se présente.

Je ne peux pas vous dire combien de fois j’ai entendu des clients dire que leurs partenaires commerciaux étaient frustrés par leur « mauvais comportement EDI ». L’automatisation est particulièrement cruciale lors de la vente en ligne sur une place de marché comme Amazon, Wayfair, Chewy, etc. ou sur votre site web, où nous constatons une augmentation de 250% + YoY en volume. Nous parlons ici de milliers de clients, de commandes, de notifications de suivi et de factures. Nous savons tous ce que c’est que d’avoir une expérience d’achat en ligne négative. Vous ne voulez pas que vos clients vivent la même chose!

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Employés plus heureux 

Enfin, un autre avantage, quelque peu intangible mais essentiel de nos jours, est l’amélioration de la qualité du travail pour les utilisateurs. Lorsque les entreprises investissent dans des solutions d’automatisation EDI, elles éliminent le casse-tête de la saisie manuelle des données, des tâches redondantes et de la correction des erreurs. En tant que manager ou directeur, si vous encouragez l’automatisation dans votre organisation, vous favorisez la qualité de vie de votre équipe. Cette décision se traduit par des employés plus heureux et plus engagés, ce qui, nous le savons tous, est essentiel à la réussite d’une entreprise.

Pour plus d’informations sur l’automatisation de vos opérations, cliquez ici. Si vous vous demandez si nous travaillons avec un ERP spécifique, cliquez ici. Si vous avez d’autres questions sur ce que Vantree peut vous apporter, à vous et à votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.

Merci,

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emilybrooks
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