SAP Business One est un logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP) conçu pour les entreprises de toutes tailles. En tant que solution ERP, elle vise à automatiser les fonctions commerciales dans des domaines critiques tels que les finances, les opérations, les ressources humaines et autres. Vantree a développé une solution EDI entièrement intégrée à SAP Business One qui reçoit, valide et envoie des documents EDI entre une entreprise, sa chaîne d’approvisionnement et d’autres partenaires commerciaux.
La solution de Vantree exploite la puissance de SAP Business One en gérant en votre nom tous les documents entrants et sortants au sein de l’interface SAP Business One. Ces documents sont reçus et envoyés aux partenaires commerciaux, à la logistique tierce (3PL), au commerce électronique, aux sociétés de Dropship ou à tout réseau qui échange des documents commerciaux. Toutes les transactions peuvent être visualisées, filtrées et recherchées par type de document, par partenaire, par date et par statut. Cette solution permet aux utilisateurs de gagner du temps, de minimiser les erreurs et de réduire de manière significative les facturations des partenaires commerciaux liées à l’EDI.
Qu’est-ce que SAP Business One (SAP B1)?
SAP Business One, souvent appelé SAP B1, est une solution intégrée de planification des ressources de l’entreprise (ERP) conçue spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises (PME). Développée par SAP, un leader mondial des solutions logicielles d’entreprise, SAP B1 fournit aux PME des outils complets pour gérer divers processus de gestion, notamment les finances, les ventes, l’inventaire, les achats, la gestion de la relation client (CRM) et la production.
SAP B1 offre une plateforme centralisée qui permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations, d’avoir une meilleure visibilité sur leurs données commerciales et de prendre des décisions éclairées. Elle offre une gamme de modules et de fonctionnalités qui peuvent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques de différents secteurs, tels que la fabrication, le commerce de détail, le commerce en gros, la distribution et les services.
Les principales caractéristiques de SAP Business One sont les suivantes:
- Gestion financière: SAP B1 permet aux entreprises de gérer leurs activités financières, telles que le registre général, les comptes créditeurs et débiteurs, la budgétisation, la gestion des flux monétaires, les opérations bancaires et l’établissement de rapports financiers. Il aide les entreprises à tenir des registres financiers précis et prend en charge les transactions multidevises et la conformité avec les réglementations fiscales locales.
- Gestion des ventes et des relations avec les clients: Avec SAP B1, les entreprises peuvent gérer leurs processus de vente, suivre les interactions avec les clients et gérer efficacement les relations avec ces derniers. Il comprend des fonctions de gestion des commandes, des prix, des soumissions, des données clients et de l’analyse des ventes. La fonctionnalité CRM aide les entreprises à suivre les leads, les opportunités et les activités de service à la clientèle.
- Gestion de l’inventaire et de la production: SAP B1 aide les entreprises à gérer les niveaux d’inventaire, à suivre les mouvements de stock et à optimiser les processus de la chaîne d’approvisionnement. Il comprend des fonctionnalités de gestion des données de base des articles, d’achat, d’exécution des commandes clients, de planification de la production, de nomenclature et de gestion des ressources. Les entreprises peuvent ainsi gérer efficacement leurs inventaires, réduire les coûts et améliorer l’efficacité de la production.
- Gestion des achats et des fournisseurs: Le module d’achat de SAP B1 facilite les processus d’approvisionnement efficaces, notamment la gestion des commandes, la gestion des données des fournisseurs, les demandes d’achat et les flux d’achat automatisés. Il aide les entreprises à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, à suivre les activités d’achat et à optimiser les processus d’approvisionnement.
- Rapports et analyses: SAP B1 offre de solides capacités de reporting et d’analyse, permettant aux entreprises d’avoir une vision en temps réel de leurs performances. Il comprend des rapports et des tableaux de bord prédéfinis, des outils de reporting personnalisables et une intégration avec les solutions d’informatique décisionnelle les plus répandues. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises d’analyser les données, de surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) et de prendre des décisions fondées sur les données.
- Intégration et personnalisation: SAP B1 peut être intégré à d’autres systèmes et applications, ce qui permet d’échanger des données en toute transparence et de rationaliser les processus de gestion. En outre, il fournit un kit de développement logiciel (SDK) et des outils de personnalisation, ce qui permet aux entreprises d’adapter la solution à leurs exigences spécifiques et aux besoins de leur secteur d’activité.
SAP Business One est connu pour son interface conviviale et son évolutivité, ce qui le rend adapté aux entreprises en croissance qui ont besoin d’un système ERP pour gérer efficacement leurs opérations. Il fournit aux PME les outils et les fonctionnalités généralement associés aux grands systèmes d’entreprise, leur permettant d’optimiser les processus, d’améliorer la productivité et de stimuler la croissance de l’entreprise.
SAP et SAP B1 sont-ils identiques?
Non, SAP et SAP Business One (SAP B1) sont différents. SAP est un éditeur de logiciels international basé en Allemagne qui propose diverses solutions logicielles d’entreprise aux entreprises de toutes tailles. SAP propose une gamme complète de produits et de services, notamment des logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP), des solutions de gestion de la relation client (CRM), des solutions analytiques de gestion de la chaîne logistique (SCM), etc.
D’autre part, SAP Business One est une solution ERP spécifique développée par SAP, principalement conçue pour les petites et moyennes entreprises (PME). Il s’agit d’un produit distinct au sein du portefeuille SAP, conçu pour répondre aux besoins et aux budgets des petites entreprises. SAP B1 se concentre sur la fourniture de fonctionnalités complètes pour gérer divers processus de gestion tels que la finance, les ventes, l’inventaire, les achats et la production, en ciblant spécifiquement les exigences des PME.
Alors que SAP propose une gamme de solutions ERP pour les grandes entreprises, SAP B1 est destiné à répondre aux besoins spécifiques des PME. Il s’agit d’une version réduite des fonctionnalités disponibles dans les solutions d’entreprise plus complètes de SAP, mais qui reste un système ERP robuste et intégré à part entière. SAP B1 est connu pour son interface conviviale, son évolutivité et son prix abordable, ce qui en fait un choix populaire pour les entreprises en croissance à la recherche d’une solution ERP.
En résumé, SAP est l’entreprise globale qui offre un large éventail de solutions logicielles d’entreprise, tandis que SAP Business One est une solution ERP spécifique développée par SAP pour les petites et moyennes entreprises.
SAP Business One prend-il en charge l’EDI?
Oui, SAP Business One prend en charge l’échange de données informatisées (EDI) par le biais d’une intégration tierce. L’EDI est un format standard d’échange de documents commerciaux par voie électronique entre différentes entreprises. SAP Business One permet d’intégrer l’EDI aux logiciels existants, ce qui permet d’automatiser les bons de commande, les factures et les avis d’expédition.
Cette intégration permet de rationaliser les opérations commerciales, de réduire les erreurs manuelles et d’améliorer l’efficacité. SAP Business One offre également d’autres fonctionnalités telles que la gestion de l’inventaire, la comptabilité et la gestion des ventes.
Combien de types de processus EDI existent-t-ils dans SAP Business One?
SAP Business One prend en charge divers processus EDI afin de faciliter l’échange de données électroniques avec les partenaires commerciaux. Les types spécifiques de processus EDI disponibles dans SAP Business One peuvent varier en fonction de la version et de la configuration du système. Cependant, voici quelques processus EDI standard qui peuvent être pris en charge:
Traitement des bons de commande
L’EDI permet l’échange électronique de bons de commande entre SAP Business One et les partenaires commerciaux. Ce processus automatise la création, la transmission et la réception des bons de commande, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et améliorant l’efficacité.
Traitement des commandes clients (SO)
L’EDI permet d’envoyer des commandes de vente par voie électronique à des clients ou à des partenaires commerciaux. Cela permet de rationaliser le processus de commande, d’éliminer les transactions sur papier et d’accélérer l’exécution des commandes.
Traitement des factures
L’EDI facilite l’échange électronique de factures entre SAP Business One et les clients ou les partenaires commerciaux. Ce processus automatise la génération des factures, améliore la précision et accélère le traitement des paiements.
Avis préalable d’expédition (ASN)
L’EDI permet de transmettre des données ASN, qui prévoient les livraisons entrantes. Les ASN comprennent le contenu de l’envoi, les quantités, les informations relatives à l’emballage et les dates de livraison. SAP Business One peut recevoir les ASN par voie électronique afin de rationaliser le processus de réception.
Gestion de l’inventaire
L’intégration EDI peut prendre en charge les mises à jour de l’inventaire en temps réel entre SAP Business One et les partenaires commerciaux. Cela permet d’avoir une visibilité précise des stocks, de réduire les écarts de stock et d’améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Versement des paiements
L’EDI peut faciliter l’échange d’informations sur les versements entre SAP Business One et les partenaires commerciaux. Ce processus permet d’automatiser le processus de conciliation des paiements et d’améliorer la visibilité financière.
Il est important de noter que la disponibilité et la configuration de ces processus EDI peuvent dépendre de la solution EDI spécifique mise en œuvre avec SAP Business One. De plus, les entreprises peuvent choisir d’implémenter des processus EDI supplémentaires ou personnalisés en fonction de leurs exigences commerciales spécifiques et de leurs accords avec leurs partenaires commerciaux.
Quelles sont les possibilités d’EDI pour SAP Business One?
Bons de commande (850)
Les bons de commande peuvent être reçus 24/7 automatiquement dans SAP Business One, ce qui élimine le besoin de télécharger et de saisir les commandes à partir de différents portails EDI. La solution EDI de Vantree pour SAP Business One gère le processus de validation basé sur des critères personnalisés et vérifie les erreurs, les données non valides ou d’autres vérifications sophistiquées telles que la comparaison entre les prix SAP et les prix EDI ou les calculs de seuil de remise. Si toutes les validations sont traitées avec succès, les commandes sont traitées automatiquement dans SAP A/R Sales Orders, et un courriel peut être envoyé aux équipes internes pour les informer que les commandes passent à l’étape suivante.
Factures/crédits (810/812)
Les factures et les crédits peuvent être envoyés à partir de l’interface SAP directement aux partenaires commerciaux par EDI ou à d’autres destinataires en utilisant les champs des données de la facture SAP et des bons de commande originaux. Ce processus est programmé ou automatisé, de sorte que les entreprises peuvent l’exécuter la nuit, déchargeant ainsi le service comptable de cette tâche pendant la journée. Les transactions EDI sortantes, y compris les factures et les crédits, sont toujours validées pour la conformité aux normes EDI et la validation personnalisée si nécessaire. Notre équipe de surveillance EDI vous informe de toute défaillance et vous aide à résoudre le problème.
Avis d’expédition anticipée (856)
L’avis préalable d’expédition (856-ASN) est un autre type de document utilisé dans des scénarios EDI plus complexes. L’ASN comprend généralement les détails de l’envoi, y compris les informations relatives au prélèvement et à l’emballage. Par exemple, les articles inclus dans l’envoi, les unités, le poids, les dimensions et d’autres informations sur le colis. Une fois les commandes reçues et acceptées dans SAP Business One, un utilisateur peut générer automatiquement un avis de livraison (ASN) dans l’interface SAP Business.
Pour les ASN des commandes Dropship typiques, nous utilisons les documents SAP A/R Invoice, et pour les partenaires nécessitant des étiquettes de type MH-10 / UCC-128, l’ASN se trouve sur SAP A/R Delivery. Vantree configure tous les modèles d’étiquettes en votre nom pour s’assurer que vous répondez aux exigences de vos partenaires commerciaux. Les numéros de suivi des transporteurs de petits colis (FedEx, UPS, Purolator) des commandes clients sont automatiquement capturés et communiqués aux partenaires commerciaux.
Conseils en matière d’inventaire (846)
L’enquête sur les stocks permet de demander des informations sur un article entre les fabricants, les fournisseurs et les revendeurs. Elle est utilisée par les vendeurs pour fournir des informations sur les stocks aux clients et aux autres vendeurs. Les informations sur les stocks figurant dans ce document comprennent la quantité disponible, la quantité flottante, la quantité en commande, les retours, les commandes en suspens et la quantité en transit.
L’enquête sur les stocks est pertinente pour les entreprises car elle permet aux partenaires commerciaux d’avoir l’esprit tranquille grâce aux mises à jour des stocks qui leur sont envoyées périodiquement. L’avis d’inventaire est rapidement devenu un flux de données essentiel entre les fournisseurs et les plateformes de commerce électronique, car il permet de s’assurer que votre produit reste disponible en ligne 24/7. Les rapports d’inventaire sont personnalisables par article, y compris les articles et les nomenclatures.
Accusé de réception du bon de commande (855)
L’accusé de réception du bon de commande signale toute erreur et indique les problèmes liés à l’exécution de la commande. Un bon de commande récapitulatif indique que la commande a été reçue, tandis qu’un document 855 détaillé indique les dates d’expédition ou les détails de l’expédition des articles. Dans les deux cas, le système peut envoyer automatiquement des accusés de réception pour informer le département de l’entrepôt dès que la commande est acceptée. L’accusé de réception de commande peut également être intégré à SAP A/R Sales Order pour transmettre les changements initiés par le fournisseur ou les scénarios de vente VMI (Vendor Management Inventory).
Demande de modification du bon de commande (860)
Ce document est généralement utilisé par les acheteurs pour demander des modifications à un bon de commande. Les modifications peuvent être, par exemple, l’ajout ou la modification d’articles. L’objectif est d’assurer une meilleure gestion de l’inventaire et des chaînes d’approvisionnement efficaces. Comme pour tous les documents, les utilisateurs peuvent consulter, rechercher et filtrer tous les partenaires commerciaux et choisir d’accepter les modifications.
Bon d’expédition de l’entrepôt (940)
Un bon d’expédition d’entrepôt est généralement utilisé par les vendeurs qui autorisent un prestataire de services logistiques à effectuer un envoi à un détaillant, à un épicier ou à un distributeur. Ce document fournit au 3PL les détails de la commande qui sont pertinents pour l’expédition de la commande, tels que l’adresse, les articles et les bordereaux d’expédition. Ce document permet d’améliorer la visibilité des détails de l’expédition et de rationaliser les processus. Il ne contient pas d’informations sensibles sur la commande, telles que les prix, les remises et les conditions. Les documents 940 sont exportés depuis SAP à l’aide de SAP A/R Sales Order.
Avis sur l’expédition en entrepôt (945)
L’avis d’expédition d’entrepôt confirme l’expédition et sert à informer un partenaire commercial de l’expédition des marchandises. Les informations partagées dans ce document sont généralement l’identification de l’envoi. Ce système de validation garantit que les informations reçues du bon de commande original peuvent être réutilisées dans d’autres documents, éliminant ainsi la nécessité d’une intervention humaine.
Ajustement crédit/débit (812)
Ce lot de transactions est utilisé pour notifier à un partenaire commercial un ajustement ou une refacturation. Il identifie et contient les détails et les montants couvrant les exceptions, les ajustements, les crédits ou les débits pour les biens et les services. Les raisons des ajustements sont dues à des articles défectueux, à des marchandises non reçues ou retournées, au fait que le nombre de marchandises commandées n’est pas équivalent aux marchandises livrées, et à des erreurs de tarification dans les bons de commande. Le document est multidirectionnel et permet aux deux parties de procéder à des ajustements. Du côté de l’utilisateur, ce document s’interface avec la note de crédit SAP A/R.
Avis de virement (820)
L’avis de versement est un rapport par lequel les acheteurs transmettent aux fournisseurs les détails de la remise des paiements. Les détails du versement comprennent les numéros de facture, les montants nets, bruts et totaux, l’identification de l’article et tous les ajustements connexes. Ce document peut également être intégré aux transactions bancaires SAP (paiements entrants et sortants), ce qui permet d’automatiser entièrement les paiements des factures et des crédits.
En bref, voici comment cela fonctionne:
- Les commandes arrivent 24/7
- Elles sont automatiquement acceptées
- Auto-ASN
- L’entrepôt imprime les étiquettes, prélève, emballe et expédie.
- Factures générées et envoyées
- Vous êtes payé
Services EDI
Les services d’échange de données informatisées sont essentiels pour permettre aux entreprises de rationaliser leurs opérations. L’EDI est une méthode de communication qui permet aux entreprises de transférer des données entre partenaires commerciaux de manière sûre, fiable et rentable. Les acheteurs peuvent ainsi répondre rapidement aux commandes de commerce électronique et aux dates de livraison, tout en réduisant les tâches manuelles.
Le Web EDI de Vantree est une solution tout-en-un qui contient tout ce dont vous avez besoin pour communiquer efficacement avec vos partenaires commerciaux. Ce logiciel innovant basé sur le cloud vous offre un flux de travail personnalisé avec une visibilité 24/7 sur toutes les transactions, vous donnant une vue d’ensemble de chaque aspect de vos opérations EDI. Grâce à Web EDI, vous pouvez envoyer ou recevoir n’importe quel document de manière efficace et sans délai.
