Qu’est-ce que l’EDI 856?

EDI 856

L’EDI 856 est un excellent exemple de la manière dont les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle en adoptant des systèmes EDI. Grâce aux messages EDI 856, les partenaires commerciaux peuvent facilement communiquer leurs besoins entre eux et améliorer la rapidité et la fiabilité de leurs transactions commerciales.

Qu’est-ce qu’un document EDI 856?

Également appelé préavis d’expédition (ASN), l’EDI 856 est l’un des documents d’échange de données informatisées (EDI) les plus fréquemment utilisés. L’objectif principal de l’EDI du préavis d’expédition est d’informer la partie destinataire d’une expédition.

Un fichier EDI 856 doit être envoyé dans un délai spécifique avant l’arrivée d’un produit dans un centre de distribution ou un magasin. De ce fait, il peut être utilisé par les partenaires commerciaux pour gérer efficacement leur main d’œuvre et leur matériel de transport avant la réception d’une expédition. Les fichiers EDI 856 sont généralement utilisés dans les secteurs de la vente au détail, de la fabrication et de l’automobile pour répondre à un document EDI 850, EDI 830 ou EDI 862.

Qu’est-ce qui est inclus dans un EDI 856?

Un ensemble de transactions EDI 856 comprend des détails complets sur les expéditions, tels que des informations sur le transporteur, le contenu des conteneurs d’expédition et le type d’emballage utilisé.

Les informations contenues dans la documentation EDI 856 comprennent:

  • Le numéro d’expédition
  • La date d’expédition
  • La date de livraison prévue
  • Les adresses d’expédition des parties expéditrices et réceptrices et les informations pertinentes les concernant
  • Le numéro du bon de commande
  • Les détails de l’article et les quantités
  • Les détails du suivi de l’envoi, tels que le numéro PRO, le numéro BOL ou le numéro de suivi
  • Les détails du suivi des articles, tels que le numéro de série ou les numéros de lot
  • Les détails de l’emballage
  • Numéros UCC128/GS1

Comment fonctionne l’échange?

Un document EDI 856 est émis lorsqu’un vendeur prépare l’expédition d’un acheteur. Un EDI 856 notifie le partenaire acheteur du mouvement du produit et inclut les détails essentiels de l’expédition. Dans les marchés mondialisés d’aujourd’hui, la mise en œuvre de l’EDI 856 est devenue une exigence vitale en matière d’expédition.

L’un des deux résultats suivants peut se produire en fonction des opérations de la chaîne d’approvisionnement du vendeur:

  1. Une commande d’entrepôt est générée si le produit se trouve dans un entrepôt. Habituellement, l’entrepôt envoie deux documents EDI: un EDI 945 contenant les détails de l’expédition au vendeur et un EDI 856 à l’acheteur. Le fichier EDI 856 fournira à l’acheteur des informations sur le produit, les détails de la commande et les informations d’expédition.
  2. S’il n’y a pas d’entrepôt, le vendeur générera un EDI 856 et l’enverra directement à l’acheteur. Le fabricant doit comprendre les exigences spécifiques de l’acheteur en matière d’expédition avant d’envoyer l’envoi.

Dès la réception de l’avis d’expédition anticipée entrant EDI, l’acheteur envoie généralement au vendeur un EDI 997 pour accuser réception de l’avis d’expédition physique entrante. Le document EDI 856 est largement utilisé par les fournisseurs, les distributeurs, les fabricants et les détaillants dans de nombreuses industries.

La documentation EDI liée à un fichier EDI 856 comprend:

  • EDI 810 – Facture: Ce document remplace les factures sur papier
  • EDI 830 – Calendrier de planification avec possibilité d’autorisation: Il s’agit d’un calendrier de planification présenté dans un format électronique et qui est généralement envoyé par les clients aux fournisseurs
  • EDI 850 – Bon de commande: Les acheteurs peuvent utiliser un EDI 850 pour notifier à un vendeur les articles qu’ils souhaitent commander
  • EDI 855 – Accusé de réception de commande: Les vendeurs utilisent l’EDI 855 pour confirmer qu’ils peuvent répondre aux exigences d’un bon de commande
  • EDI 860 – Demande de modification du bon de commande: Les acheteurs peuvent utiliser ce document EDI pour demander une mise à jour des détails d’un bon de commande existant
  • EDI 862 – Calendrier d’expédition: Ce document comprend les besoins réels d’expédition prévus par un document EDI 830
  • EDI 875 – Bon de commande de produits d’épicerie: Les détaillants et les grossistes en épicerie peuvent utiliser ce document pour spécifier les articles qu’ils souhaitent commander
  • EDI 880 – Facture de produits d’épicerie: Les détaillants et les grossistes d’épicerie utilisent ce document EDI au lieu de l’EDI 810 lorsqu’ils émettent des factures électroniques
  • EDI 940 – Ordre d’expédition d’entrepôt: Ce document autorise l’expédition d’articles à partir d’un entrepôt
  • EDI 945 – Avis d’expédition d’entrepôt: Ce document notifie un partenaire commercial d’une expédition
  • EDI 997 – Accusé de réception fonctionnel: Ce document EDI confirme la réception d’un message EDI 856

Quels sont les avantages de l’EDI 856?

La mise en œuvre des messages EDI 856 est bénéfique tant pour les vendeurs que pour les acheteurs. L’EDI 856 permet aux partenaires commerciaux de disposer d’une méthode de communication rapide et fiable, augmentant ainsi la vitesse à laquelle les affaires sont réalisées. Pour les acheteurs, l’EDI 856 fournit un moyen efficace de suivre les stocks entrants. 

En exploitant les informations de l’EDI 856, ils peuvent planifier leurs opérations avec des connaissances substantielles sur les livraisons à venir. Les avis préalables d’expédition aident également les acheteurs à automatiser la logistique du processus de réception, ce qui permet d’accélérer les transactions commerciales.

La rentabilité de l’EDI

Chaque aspect de l’échange de documents peut être optimisé grâce à l’EDI, qu’il s’agisse de vérifier le code-barres des expéditions ou de stocker des informations essentielles à l’entreprise. D’un point de vue financier, l’EDI améliore la vitesse et la visibilité des transactions tout en réduisant le nombre de processus manuels auxquels une entreprise doit se soumettre pour commercer.

Toutes les dépenses associées au papier, y compris l’impression, la copie, le stockage, l’affranchissement et la récupération des documents, sont rendues obsolètes par l’EDI. Les erreurs causées par des informations incorrectes ou des commandes perdues sont éliminées, ce qui rend les affaires plus efficaces et lucratives.

Améliorer la vitesse et la précision

La mise en œuvre des messages EDI peut accélérer considérablement les cycles commerciaux. Des opérations d’échange qui pourraient prendre des jours ou des semaines peuvent être réalisées en quelques minutes seulement. Grâce aux solutions EDI, les processus d’inspection et les opérations d’analyse d’optimisation sont considérablement simplifiés. Une analyse faite au niveau de l’article, de l’emballage ou de l’expédition devient beaucoup plus simple en utilisant les données EDI 856.

De même, la qualité des données contenues dans les documents EDI 856 est largement supérieure à celle des documents papier, des télécopies et des courriels. Alors que le contenu des autres méthodes de communication est sujet à l’erreur humaine et facile à falsifier, l’EDI est automatiquement rempli par les ordinateurs et crypté, ce qui offre un niveau supplémentaire de sécurité et d’efficacité.

Améliorer la productivité

Les messages EDI automatisent l’échange de données entre les applications de la chaîne d’approvisionnement. Cela signifie non seulement que les données critiques pour l’entreprise sont toujours livrées à temps, mais aussi que les entreprises ont une visibilité complète de leurs données. Ainsi, les commandes sont moins retravaillées, les ruptures de stock moins nombreuses et les commandes annulées plus occasionnelles.

De plus, l’EDI permet aux entreprises de faire plus avec moins. En ayant une vue intégrée de leur stock disponible et entrant, ainsi qu’accès à un processus plus court de traitement des commandes et de livraison, les entreprises peuvent réduire leurs niveaux de stock aux chiffres les plus appropriés.

Inconvénients de l’utilisation de l’EDI 856 

La documentation EDI 856 offre de nombreux avantages aux détaillants et aux fournisseurs, mais elle présente des lacunes. S’il est très avantageux de travailler avec un partenaire commercial qui gère déjà ses opérations commerciales à l’aide de l’EDI, on ne peut pas en dire autant lorsqu’on essaie de communiquer avec le système commercial d’une entreprise qui ne le fait pas.

Si un partenaire commercial potentiel ne dispose pas d’une solution logicielle EDI, les fichiers EDI 856 n’auront aucune utilité. Les informations contenues dans les documents EDI sont cryptées pour les sécuriser, mais en même temps, elles ne peuvent pas être envoyées ou reçues par courriel ou par des méthodes de communication similaires.

Si vous êtes impatient de faire affaire avec une nouvelle marque qui n’a pas encore mis en œuvre l’EDI, vous devrez attendre qu’elle commence à l’utiliser. Cependant, l’EDI est la norme dans le secteur de la vente au détail, ce qui incite toutes les entreprises à aller de l’avant avec sa mise en œuvre. Un autre inconvénient potentiel de l’EDI est le temps et l’argent qu’il faut consacrer à son bon fonctionnement. Le marché des développeurs EDI étant très limité, il est difficile pour les nouvelles entreprises de trouver un développeur EDI à des prix abordables.

Néanmoins, une solution Web EDI offre aux entreprises, grandes et petites, une méthode rapide et rentable de mise en œuvre de l’EDI. Au lieu de faire face à un déploiement initial long et coûteux, le Web EDI permet aux organisations d’accéder aux services EDI en utilisant les mêmes outils que ceux qu’elles utiliseraient pour consulter leur boîte de courriels.

Comment utilise-t-on un EDI 856? 

Un document EDI 856 fournit une description détaillée du contenu et de la configuration d’une expédition à venir. Ce document offre aux fournisseurs et à leurs partenaires une méthode efficace pour transférer des informations.

Format EDI 856

Un document EDI 856 est constitué de séquences normalisées de données appelées segments. Contrairement à d’autres fichiers EDI, comme l’EDI 850, les fichiers EDI 856 ont une structure hiérarchique. Un fichier EDI 856 est un document compliqué, mais il devient plus facile à comprendre une fois que l’on a compris la hiérarchie à laquelle il obéit.

Un code d’identification d’ensemble de transactions permet de distinguer les fichiers EDI 856. Ce code se trouve dans le premier élément du segment ST. Bien que cela soit commun à plusieurs autres fichiers EDI, les documents EDI 856 possèdent également des segments de niveau hiérarchique, dénotés par un en-tête de segment HL. Chaque boucle de niveau hiérarchique a son propre identifiant de segment, qui se trouve dans la première ligne de la boucle. Les boucles HL influencent la hiérarchie que vous voyez dans le fichier.

Le contenu des boucles HL comprend:

  • Informations sur l’expédition (S): Ce segment contient les informations d’acheminement de l’envoi. On y trouve sa destination ainsi que les informations sur le transporteur associé.
  • Commande (O): Une boucle HL de commande affiche la commande associée à l’envoi. Un identifiant PRF se trouve dans cette boucle. Le but de l’identifiant PRF est de faire référence au numéro de commande auquel la commande est associée.
  • Pack (P): Cette boucle HL indique le paquet de l’expédition contenant les articles. L’identifiant du colis du transporteur peut être reconnu par l’identifiant CP. Cette information est utile pour recouper les colis dans les commandes lors de leur réception par un partenaire commercial.
  • Article (I): La boucle HL Item peut être utilisée pour identifier les produits présents dans chaque colis. Par exemple, les produits peuvent être déterminés par un code UPC. Une brève description des produits peut être trouvée dans l’identifiant du segment Description du produit/descriptif de l’article, appelé PID.

Spécification EDI 856

La spécification EDI 856 est réglementée par l’American National Standards Institute (ANSI). Le comité des normes accréditées (ASC) X12 de l’ANSI est la norme industrielle nord-américaine pour la documentation EDI. Les membres de X12 représentent des entreprises, des organisations à but non lucratif et des organisations gouvernementales.

Le format EDI ANSI X12 permet aux partenaires commerciaux de partager des documents électroniques de manière transparente sur le continent nord-américain. En dehors de l’Amérique du Nord, les règles des Nations Unies pour l’échange de données électroniques pour l’administration, le commerce et le transport (UN/EDIFACT) constituent la norme. Néanmoins, les deux systèmes utilisent la même structure de message et ne se différencient que par leur terminologie.

Services EDI

Tirer parti d’un système EDI efficace peut être simple, peu coûteux et facile. Avec le Web EDI de Vantree, les entreprises de tous types et de toutes tailles peuvent être habilitées à améliorer leurs opérations commerciales grâce à une solution EDI pratique et facile à utiliser.

Le Web EDI de Vantree permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir tout type de document EDI, quel que soit le secteur d’activité dans lequel elles opèrent. Ainsi, les entreprises peuvent utiliser l’automatisation pour accroître leur efficacité et accéder à de nouvelles opportunités commerciales.

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