L’EDI est largement utilisé dans l’économie mondiale. Dans la société moderne d’aujourd’hui, presque toutes les entreprises utilisent une forme d’EDI. Par exemple, les détaillants l’utilisent pour envoyer les commandes de leurs clients aux fournisseurs. Les banques utilisent également l’EDI pour transférer des fonds. Le format EDI a été initialement conçu pour les transactions financières, mais il a depuis été étendu à plusieurs industries. Cette norme est devenue le moyen de facto d’échanger des informations entre organisations. Il est donc essentiel de comprendre les bases de l’EDI.
Qu’est-ce que l’EDI 850?
Un EDI 850 est un ensemble de transactions d’échange de données informatisées (EDI). Un fichier EDI 850 est également connu sous le nom de bon de commande électronique. La spécification EDI 850 est utilisée pour passer des commandes de biens et de services.
Le format EDI permet la création de documents électroniques qui simplifient considérablement les opérations commerciales. Les partenaires commerciaux utilisent la documentation EDI 850 pour partager des informations essentielles sur les bons de commande.
Quels sont les composants essentiels de l’EDI 850?
Le contenu d’un bon de commande EDI 850 est similaire à celui d’un document de commande traditionnel, sur papier. Il comprend des informations essentielles sur l’acheteur, le vendeur et les articles expédiés.
Un document EDI 850 de base contient les informations suivantes:
- Le numéro de commande
- La date de la commande
- Les détails d’expédition, tels que la méthode d’expédition et le transporteur privilégié
- La date de livraison souhaitée
- Des informations sur le vendeur, notamment son nom, son adresse et ses coordonnées
- Le nom et l’adresse de l’acheteur, ainsi que d’autres informations le concernant
- Les informations relatives à la facturation
- Les unités de gestion des stocks (UGS), les codes universels de produit (CUP) et autres identifiants d’articles
- Le nombre d’articles commandés
- Le prix par unité et le prix total de la commande
- Les conditions de paiement proposées
- Les indemnités et autres frais
Quels sont les avantages de l’EDI 850?
Les avantages de la mise en œuvre de l’EDI 850 sont nombreux. L’automatisation des processus facilite la rapidité et l’efficacité des échanges. De plus, les normes EDI créent un canal de communication efficace entre les partenaires commerciaux et conduisent à de meilleures relations commerciales.
Grâce aux documents EDI, les processus de saisie manuelle des données sont purement et simplement éliminés. Cela permet d’augmenter la qualité des données et de réduire les erreurs lors des opérations commerciales. L’EDI permet l’exécution rapide des livraisons et permet au commerce de se dérouler à un rythme beaucoup plus rapide. De même, les entreprises peuvent utiliser l’EDI pour suivre un bon de commande original, examiner les détails des articles et documenter les opérations de livraison.
L’ensemble du processus de transaction B2B est rendu plus efficace par l’utilisation de l’EDI. L’élimination des documents papier de l’équation réduit le nombre de tâches administratives. Les clients et les fournisseurs peuvent contrôler leurs stocks de manière plus méthodique, en dépensant moins pour gagner plus.
L’avantage le plus immédiat de la mise en œuvre de l’EDI pour les clients est de passer des commandes beaucoup plus rapidement. Une fois que les canaux de communication EDI ont été correctement mis en place, le processus d’achat de la commande peut être traité en quelques clics seulement. Une expérience d’achat rationalisée et automatisée entraîne des réductions de coûts.
Comme les stocks peuvent être réapprovisionnés plus efficacement, les clients peuvent réduire l’affectation des capitaux et n’acheter que ce dont ils ont besoin. Les avantages de l’EDI pour les fournisseurs comprennent un traitement plus rapide des commandes et une meilleure évaluation des fournisseurs, ce qui entraîne une diminution des rétrofacturations. Comme le traitement des ventes devient plus efficace, les fournisseurs bénéficient également d’une réduction des coûts opérationnels.
Comment fonctionnent les commandes EDI 850?
L’EDI est une norme d’échange de documents efficace pour les partenaires commerciaux. Grâce aux normes EDI, l’échange de documents fondamentaux devient un processus automatisé. Les entreprises peuvent utiliser les documents EDI 850 pour informer les fournisseurs de marchandises lorsqu’elles souhaitent acquérir davantage de stocks.
Les fichiers EDI 850 contiennent des instructions d’expédition personnalisables, permettant aux entreprises de spécifier les lieux d’expédition, les dates de livraison souhaitées, et bien plus encore. À la réception d’un document EDI 850, le fournisseur répond par un accusé de réception fonctionnel EDI 997, informant l’acheteur de la réussite de la communication. Un accusé de réception de commande EDI 855 est envoyé pour confirmer que les exigences de la commande peuvent être satisfaites.
En tant que format électronique, l’EDI rend la transmission de documents sûre, fiable et automatique. Alors que les documents sur papier doivent être expédiés, stockés et examinés personnellement, les fichiers EDI sont transférés et stockés numériquement par un logiciel, ce qui simplifie considérablement les opérations de la chaîne d’approvisionnement.
Comment est utilisé l’EDI 850
Un document EDI 850 est utilisé chaque fois qu’une entreprise passe une commande de marchandises. Par exemple, une entreprise travaillant dans le secteur de la vente au détail enverra un document EDI 850 à un fabricant pour demander une commande de produits finis. De même, les fabricants utilisent des documents EDI 850 pour demander des matières premières ou des composants aux fournisseurs.
Un EDI 850 est utilisé dans tous les secteurs d’activité et par des entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Cependant, il y a une exception. Le type de bon de commande utilisé par les épiceries et les détaillants est l’EDI 875. Pour réaliser le placement de bons de commande à l’aide de documents EDI 850, il est nécessaire d’utiliser une solution EDI. Ce type de logiciel est capable d’envoyer, de recevoir et de traiter les informations EDI tout en respectant de manière fiable les normes EDI obligatoires.
Les organisations peuvent choisir entre l’utilisation d’un logiciel EDI sur site ou d’un service EDI en ligne. Étant donné que le déploiement d’une solution EDI sur site est fastidieux et que les programmeurs spécialisés dans l’EDI sont très difficiles à trouver, un service spécialisé d’EDI en ligne est l’option la plus efficace et la plus rentable.
Comment lire un format de fichier EDI 850
Le contenu d’un document EDI 850 est divisé en séquences normalisées d’éléments de données appelées segments. Pour distinguer un segment particulier, il faut regarder son identifiant de segment. Ceux-ci peuvent être reconnus par une séquence de lettres se trouvant avant leurs éléments de données respectifs.
Un fichier EDI 850 commence par l’en-tête de contrôle d’échange (ISA) et l’en-tête de groupe fonctionnel (GS). On y trouve le code d’identification fonctionnel, les codes d’identification du vendeur et de l’acheteur, ainsi que d’autres informations telles que la date et l’heure.
Le segment ST, également connu sous le nom d’en-tête de l’ensemble de transactions, permet de déterminer le type de document EDI. La séquence » ST*850 » identifie le document comme étant un EDI 850. Après le segment ST, on trouve le début du bon de commande, identifié comme BEG. On y trouve le numéro de commande ainsi que la date et l’heure d’émission du document.
Le segment N1*ST fait référence aux informations relatives à l’adresse de livraison, où l’on peut trouver le nom et l’adresse du vendeur. Sous ce segment, on trouve le segment N1*BT, qui contient les informations de facturation de la commande.
L’identifiant du segment PO1 fournit des informations sur le produit, comme les codes CUP. D’autres informations, notamment une description de l’article, se trouvent dans le segment PID. Un contexte supplémentaire peut être trouvé dans les segments CTT et SE. Le CTT contient le nombre de lignes du fichier. Quant au SE, il identifie le nombre de segments inclus.
Exemple de format EDI 850
Comme pour tous les autres documents EDI, les segments d’un EDI 850 sont initialisés par un en-tête et finalisés par une terminaison.
Un fichier EDI 850 est formaté de la manière suivante:
- ISA – En-tête de contrôle de l’échange
- GS – En-tête de groupe fonctionnel
- ST – En-tête d’ensemble de transactions
- Les détails de la transaction
- SE – Suivi de l’ensemble de transactions
- GE – Suivi de groupe fonctionnel
- IEA – Suivi du contrôle des échanges
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