Chaque chaîne d’approvisionnement commence par un bon de commande. Les bons de commande EDI 850 sont utilisés dans le monde entier pour garantir les meilleures normes et pratiques des partenaires commerciaux. Grâce à ce guide de l’acheteur EDI, vous comprendrez les bases de la documentation EDI et les avantages de la mise en œuvre d’un logiciel EDI.
Qu’est-ce que l’EDI 850?
Également connu sous le nom de bon de commande électronique, un EDI 850 est un de plusieur transactions d’échange de données informatisées (EDI). Les documents EDI sont des documents électroniques qui contiennent des informations essentielles sur la chaîne d’approvisionnement. Habituellement, un document EDI 850 est reçu au cours des premières étapes du processus de commande.
Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI)?
Quels sont les composants essentiels de l’EDI 850?
Un bon de commande EDI 850 contient les mêmes informations que celles que l’on peut s’attendre à trouver sur un document de commande papier.
Les informations suivantes peuvent être trouvées sur un ensemble de transactions de commande EDI 850:
- Numéro de commande
- Date de la commande
- Détails de l’expédition, y compris la méthode d’expédition et le transporteur préféré
- Date de livraison souhaitée
- Détails du fournisseur, y compris le nom, l’adresse et les coordonnées
- Informations sur l’acheteur, notamment son nom et son adresse de livraison
- Informations de facturation
- Identifiants des articles, tels que les unités de gestion des stocks (UGS) et les codes universels de produit (CUP)
- Quantité et unité de mesure des articles commandés
- Prix unitaire et prix total de la commande
- Conditions de paiement proposées
- Indemnités et autres frais
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Quels sont les avantages d’un bon de commande EDI 850?
La mise en œuvre d’une solution EDI 850 apporte la fonctionnalité et la commodité des documents électroniques dans le contexte du traitement des commandes. Contrairement aux documents en papier, les données EDI 850 peuvent être rationalisées et optimisées par l’automatisation. De même, le transfert des documents EDI se fait sans effort et instantanément.
Communication sécurisée
Un document EDI peut voyager en toute sécurité sur Internet grâce au cryptage. Cela permet aux partenaires commerciaux de partager des informations sensibles par le biais de canaux de communication sécurisés, comme les prix et les coordonnées.
Processus rationalisés
Le traitement des commandes est considérablement simplifié par la mise en œuvre de l’EDI 850, ce qui profite à la fois aux vendeurs et aux acheteurs. Pour les premiers, cela signifie que les opérations commerciales sont plus faciles à mener, à suivre et à gérer; pour les seconds, ils ont accès à de meilleurs services et à des délais de livraison améliorés.
Un bon de commande EDI 850 est capable de remplacer la plupart des interactions nécessaires entre un vendeur et un acheteur avant qu’un achat soit effectué. Lorsqu’un acheteur envoie un EDI 850, il apparaît automatiquement dans le système du vendeur, qui n’a plus qu’à confirmer les détails et à répondre par un accusé de réception de commande ou EDI 855.
Amélioration de la validation et de la vérification
Avec les bons outils en place, des processus automatisés lancent des procédures de validation et de vérification des informations lorsque le système commercial d’une entreprise reçoit un document EDI 850. Grâce à ces procédures, toute donnée incorrecte ou manquante est identifiée et signalée de manière appropriée. Ces processus automatiques permettent aux vendeurs de trouver rapidement les problèmes dans les bons de commande et de les résoudre avec les acheteurs.
Réduction des coûts opérationnels
La documentation EDI est plus efficace que les commandes par téléphone, fax et courriel. Cela se traduit par une meilleure communication et une réduction des erreurs, des retards et des expéditions tardives. L’ensemble de ces facteurs contribue au bon fonctionnement d’une entreprise et à la réduction des coûts opérationnels.
Un autre avantage considérable de la mise en œuvre de documents numériques est que l’automatisation réduit le nombre de tâches manuelles exigées des employés. Les informations cruciales contenues dans les documents EDI sont remplies automatiquement, ce qui permet aux employés d’éviter les tâches banales et répétitives et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la comptabilité et de l’auditabilité
Un logiciel EDI peut traduire le contenu de la documentation EDI 850 dans un format lisible par les systèmes ERP, WMS et/ou TMS d’une entreprise. Grâce à la normalisation, le vendeur et l’acheteur peuvent compter sur la présence des mêmes données EDI dans leurs systèmes. Cela signifie que les tâches comptables peuvent être considérablement simplifiées avec l’adoption de l’EDI.
Comment utiliser l’EDI 850
Lorsqu’un bon de commande est initié, le vendeur reçoit un document EDI 850 de l’acheteur. Les vendeurs doivent confirmer la réception du bon de commande avec des ensembles de transactions EDI. De nombreux acheteurs ont des exigences EDI spécifiques qui définissent les documents qui seront échangés.
La documentation EDI pertinente comprend:
- Accusé de réception fonctionnel EDI 997: Ce document est utilisé par le vendeur pour reconnaître à l’acheteur qu’il a reçu un EDI 850 de sa part. Ce document a tendance à être entièrement automatisé. Un document EDI 997 peut inclure des informations sur des problèmes, tels que des erreurs de syntaxe, trouvés dans le bon de commande.
- Accusé de réception de commande EDI 855: De même que l’EDI 997, l’EDI 855 est une réponse officielle du vendeur à l’acheteur à la réception d’un EDI 850. Ce document confirme la réception d’une nouvelle commande et indique si elle a été acceptée, rejetée ou si des modifications sont nécessaires. Des changements peuvent être nécessaires en raison de divergences de prix, de ruptures de stock ou de changements de date de livraison.
- EDI 856 préavis d’expédition: Ce type de document informe la partie destinataire d’une expédition et est couramment utilisé par les fournisseurs, les distributeurs, les fabricants et les détaillants. De nombreux grands détaillants utilisent l’EDI 856 pour préciser le délai avant l’arrivée d’un produit à l’endroit souhaité par le détaillant.
- Transactions de factures EDI 810: Un EDI 810 est une version électronique d’un document de facture sur papier. Il est généralement envoyé en réponse à un EDI 850 comme une demande de paiement pour les biens et services livrés.
- EDI 820 ordre de paiement ou avis de versement: Les partenaires commerciaux peuvent utiliser ce document pour transmettre des données de paiement. Un document EDI 820 est généralement envoyé en réponse à un EDI 850 ou EDI 810 afin de confirmer les détails du paiement ou de notifier tout ajustement apporté au montant du paiement. Ce document est souvent envoyé en même temps que le paiement par transfert électronique de fonds.
- EDI 860 demande de modification de commande: Lorsque des modifications doivent être apportées à un EDI 850, l’acheteur peut les communiquer au vendeur via un EDI 860. La mise en œuvre d’un EDI 860 permet de suivre et de rationaliser la création d’une nouvelle transaction de commande EDI 850.
- EDI 940 ordre d’expédition d’entrepôt: Un document EDI 940 est utilisé pour demander l’expédition d’un entrepôt distant vers l’emplacement d’un acheteur.
- EDI 945 avis d’expédition d’entrepôt: Un document EDI 945 est utilisé comme confirmation qu’une expédition a été effectuée. Ces documents sont émis par les entrepôts ou les fournisseurs de logistique tiers (3pl) aux clients. Les documents EDI 945 contiennent les identifiants des articles, les quantités expédiées et les détails de l’expédition.
Format EDI 850
Les segments courants que l’on trouve dans le format EDI 850 sont les suivants:
- BEG – Le numéro du bon de commande
- DTM – La date de livraison. Ce segment communique la date à laquelle le détaillant souhaite recevoir les marchandises.
- N1*ST et N1*BT – DUNS du destinataire de l’envoi et du destinataire de la facture. Un code à 9 chiffres est utilisé pour identifier les différents sites physiques d’une entreprise.
- PO1 – Détails des articles. Il s’agit notamment des CUP, de la quantité et du numéro d’article du détaillant.
- AMT – montant total. Le prix total calculé de toutes les unités.
Exemple d’un bon de commande EDI 850
Un échange de transactions EDI 850 peut être résumé par les étapes suivantes:
- Le processus de transaction commence lorsqu’une entreprise reçoit un ordre d’achat EDI 850 d’un partenaire commercial.
- Le logiciel EDI génère et envoie un document d’accusé de réception, tel qu’un EDI 855, pour confirmer la réception de la commande.
- Un EDI 856 est généré et envoyé au partenaire commercial pour fournir des informations essentielles sur l’expédition.
- Un EDI 810 est automatiquement généré et envoyé.
- Par le biais d’un EDI 820, les conditions des paiements imminents sont réglées.
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