Le T4 a le don de révéler les points faibles d’une configuration EDI.
Le volume de commandes augmente, les fenêtres d’expédition se resserrent et les partenaires commerciaux s’attendent à ce que tout continue de rouler. Un processus EDI qui fonctionne très bien en mars peut devenir une tout autre histoire quand les commandes de la haute saison commencent à entrer.
C’est pourquoi les semaines qui précèdent le T4 sont un bon moment pour examiner votre automatisation EDI, vos connexions avec les partenaires commerciaux et vos flux de commandes.
Vous n’avez pas nécessairement à revoir toute votre configuration. Vous voulez simplement repérer les petits problèmes avant que la hausse des volumes n’en fasse de gros.
Pourquoi préparer son EDI avant la haute saison
La plupart des entreprises ont quelques solutions de contournement dans leur processus de commande.
Quelqu’un corrige à l’occasion une commande qui ne s’est pas importée correctement. Votre équipe vérifie manuellement si un ASN manque à l’appel. Ou il y a ce partenaire commercial dont les transactions semblent demander plus d’attention que les autres.
À volume normal, ces problèmes ne semblent peut-être pas urgents.
Pendant le T4, ils s’accumulent vite.
Plus il y a de transactions EDI, plus il y a d’occasions de voir surgir des exceptions. Et en même temps, votre équipe des opérations a moins de temps pour les examiner.
Un bon de commande manqué peut retarder l’exécution. Un avis d’expédition anticipé erroné peut causer des problèmes de réception chez un client. Des erreurs répétées peuvent aussi entraîner des problèmes de conformité EDI, des rétrofacturations et des frictions avec vos partenaires commerciaux.
La haute saison n’est pas le meilleur moment pour découvrir quelles parties de votre processus EDI reposent encore sur quelqu’un qui attrape le problème à la main.
5 choses à vérifier avant le T4
1Examinez les erreurs EDI récurrentes
Commencez par les problèmes que votre équipe connaît déjà.
Quelles transactions EDI échouent le plus souvent ? Vos employés corrigent-ils régulièrement les mêmes champs ou les mêmes problèmes de mappage ?
Une solution de contournement de cinq minutes n’a rien de dramatique quand elle survient deux fois par semaine. Si la hausse des volumes du T4 la fait survenir 20 fois par jour, elle devient un goulot d’étranglement.
Passez en revue les erreurs EDI récurrentes, les problèmes de mappage, les transactions échouées et les exceptions de commande maintenant, pendant qu’il reste du temps pour les régler.
2Assurez-vous d’être alerté en cas d’échec
Votre équipe ne devrait pas avoir à partir à la recherche des transactions manquantes.
Si un bon de commande EDI n’arrive pas dans votre ERP, combien de temps faudra-t-il avant que quelqu’un s’en aperçoive ?
Revoyez votre surveillance et vos alertes pour que la bonne personne soit avertie quand une intervention s’impose. C’est particulièrement important pour les documents EDI courants comme :
- les bons de commande EDI 850 ;
- les accusés de réception de commande EDI 855 ;
- les avis d’expédition anticipés EDI 856 ;
- les factures EDI 810.
Une bonne automatisation EDI ne se limite pas à faire circuler des documents. Elle rend aussi les exceptions faciles à repérer et à résoudre.
3Revoyez vos partenaires commerciaux à fort volume
Certains partenaires commerciaux compteront plus que d’autres pendant la haute saison.
Commencez par vos plus gros clients, vos plus forts volumes de commandes et les partenaires aux exigences EDI les plus strictes.
Y a-t-il eu des changements de spécifications ? Vos mappages sont-ils à jour ? Avez-vous constaté des problèmes récurrents avec certains types de documents ?
Si vous ajoutez de nouveaux détaillants ou clients avant le T4, il vaut aussi la peine de revoir vos connexions avec vos partenaires commerciaux avant que le volume ne grimpe.
Cela devient particulièrement important lorsque vous travaillez avec de grands détaillants aux exigences EDI précises. Vantree prend en charge les intégrations avec des partenaires commerciaux comme Amazon, Target, Costco et bien d’autres.
Il est beaucoup plus simple de régler les questions de mappage, de tests et de conformité avant que les commandes des Fêtes ne commencent à arriver.
4Repérez le travail manuel caché dans votre processus EDI
L’EDI est censé réduire la saisie manuelle, mais cela ne veut pas dire que chaque processus EDI est entièrement automatisé.
Avec le temps, de petites étapes manuelles ont tendance à apparaître.
Quelqu’un ressaisit de l’information dans l’ERP. Quelqu’un consulte un chiffrier avant de libérer une commande. Quelqu’un corrige à la main un champ propre à un client.
Ces étapes méritent qu’on s’y attarde avant le T4.
Avec l’automatisation EDI, les bons de commande, les factures, les avis d’expédition, les mises à jour d’inventaire et les autres documents d’affaires circulent entre vos systèmes et vos partenaires commerciaux sans le même niveau de manipulation manuelle.
La question n’est pas seulement de savoir si votre processus fonctionne aujourd’hui.
C’est de savoir s’il fonctionne encore efficacement quand le volume de transactions augmente fortement.
5Vérifiez à quel point votre EDI se connecte à votre ERP
Votre intégration EDI-ERP joue un grand rôle dans la charge de travail de votre équipe lorsque le volume de commandes augmente.
Idéalement, l’information devrait circuler entre vos partenaires commerciaux et votre ERP avec le moins d’intervention manuelle possible.
Un bon de commande EDI 850 entrant peut devenir une commande dans votre ERP. L’information d’expédition peut servir à générer un ASN EDI 856. L’information de facturation peut retourner au client par un EDI 810.
Moins votre équipe doit ressaisir de données d’un système à l’autre, plus il est facile d’absorber de forts volumes de commandes sans alourdir d’autant le travail administratif.
Et cela ne se limite pas à un seul ERP.
Vantree offre l’intégration EDI pour divers systèmes ERP et comptables, dont SAP Business One, Microsoft Dynamics, Sage X3, Acumatica, QuickBooks et plusieurs autres.
Parcourez les intégrations ERP de Vantree →Votre système EDI devrait rendre les gros volumes plus faciles à gérer
La haute saison signifiera probablement plus de commandes.
Elle ne devrait pas signifier automatiquement plus de travail manuel.
C’est l’un des plus grands avantages d’un environnement EDI bien intégré. À mesure que le volume de transactions augmente, l’automatisation absorbe une bonne partie de cette activité supplémentaire pendant que votre équipe se concentre sur les exceptions, l’exécution des commandes et les besoins des clients.
Avant le T4, regardez où des gens interviennent encore à la main.
C’est souvent le meilleur point de départ pour améliorer votre processus.
Et si votre ERP actuel faisait partie du problème ?
Une revue de préparation EDI peut aussi révéler un problème plus profond.
Parfois, ce n’est pas l’EDI qui génère du travail supplémentaire. Le problème vient de la façon dont l’EDI se connecte — ou ne se connecte pas — à l’ERP de l’entreprise.
Si votre équipe déplace régulièrement de l’information d’un système à l’autre, saisit les mêmes données plus d’une fois ou dépend de processus manuels pour faire passer les commandes de l’EDI vers l’ERP, il vaut peut-être la peine d’envisager une intégration EDI-ERP plus étroite.
Vous n’avez pas nécessairement à remplacer votre ERP pour y arriver. Vantree intègre l’EDI à plus de 35 plateformes ERP et comptables.
Mais si un changement d’ERP figure déjà à votre feuille de route, Microsoft Dynamics 365 Business Central est une option à considérer.
Avec l’EDI intégré directement dans Business Central, les bons de commande, les accusés de réception, l’information d’expédition, les factures et les autres transactions circulent entre vos partenaires commerciaux et votre ERP avec moins de saisie manuelle.
Cela devient particulièrement utile à mesure que le volume de transactions augmente.
Préparez votre environnement EDI avant le T4
Le meilleur moment pour découvrir un problème EDI, c’est avant l’arrivée de vos commandes les plus chargées.
Passez en revue les exceptions que vous observez déjà. Vérifiez les exigences de vos partenaires commerciaux. Regardez les étapes manuelles auxquelles votre équipe s’est habituée. Et assurez-vous que vos systèmes EDI et ERP sont prêts pour le volume de transactions que vous attendez.
Quelques correctifs maintenant peuvent épargner à votre équipe bien du nettoyage manuel plus tard.
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