Les vacances d’été ne devraient pas ralentir votre chaîne d’approvisionnement

Pourquoi la saison des vacances est un bon test pour vos processus EDI

Pour les entreprises qui dépendent encore de processus EDI manuels, juillet et août révèlent souvent des goulots d’étranglement qui passent inaperçus le reste de l’année.

Chez Vantree Systems, nous avons constaté que les organisations les moins touchées par la saison des vacances sont celles qui ont investi dans un EDI intégré à l’ERP et automatisé les processus répétitifs avant le départ des employés. Quand l’EDI est intégré directement dans l’ERP, l’entreprise continue de traiter ses transactions sans dépendre de la saisie manuelle de données ni d’un seul employé pour faire avancer les commandes.

Les chaînes d’approvisionnement ne prennent pas de vacances

Selon le U.S. Bureau of Transportation Statistics, le secteur du transport et de l’entreposage soutient plus de 16 millions d’emplois aux États-Unis, ce qui illustre l’ampleur de l’activité qui transite chaque jour par les chaînes d’approvisionnement.

Chaque jour, les fournisseurs échangent des documents d’affaires essentiels, notamment :

• EDI 850 Bons de commande
• EDI 855 Accusés de réception de bon de commande
• EDI 856 Avis d’expédition anticipés
• EDI 810 Factures
• EDI 846 Avis d’inventaire

Si un seul de ces documents est retardé, l’impact peut dépasser les murs de votre organisation. Un avis d’expédition en retard peut repousser les rendez-vous de réception. Une facture manquante peut ralentir les paiements. Des erreurs dans les bons de commande peuvent créer des problèmes d’exécution qui touchent autant les fournisseurs que les détaillants.

Les horaires de vacances ne changent rien à ces attentes. Vos partenaires commerciaux s’attendent toujours à recevoir des documents exacts, livrés à temps.

Les processus manuels créent des points de défaillance uniques

Beaucoup d’organisations dépendent encore d’employés qui doivent manuellement :

• Saisir les bons de commande dans l’ERP
• Réviser les transactions avant leur traitement
• Générer les avis d’expédition
• Créer les factures
• Corriger les erreurs de format ou de données

Ces processus fonctionnent, jusqu’à ce que la personne responsable soit en congé.

Selon Supply Chain Insights de Deloitte, les organisations continuent d’investir dans l’automatisation pour améliorer leur résilience opérationnelle, réduire le travail manuel et mieux réagir aux perturbations.

La saison des vacances est l’une des perturbations les plus prévisibles que vit chaque entreprise. Si le traitement des commandes ralentit parce qu’un employé est absent, c’est habituellement le signe que trop de connaissances, et trop de responsabilités, reposent sur une seule personne.

Les organisations qui traversent le mieux la saison des vacances ont généralement quelques éléments en place :

• Une intégration directe entre l’EDI et leur ERP, qui élimine la double saisie de données.
• Des règles de validation qui détectent automatiquement les données manquantes ou erronées avant l’échange des documents avec les clients ou les partenaires commerciaux.
• Un acheminement des documents directement vers l’utilisateur ou le gestionnaire approprié, pour qu’une personne soit avisée immédiatement lorsqu’une exception exige une intervention.
• Des flux de travail par exceptions, où les employés se concentrent sur la résolution des problèmes plutôt que sur le traitement manuel de chaque transaction.

Ces bonnes pratiques ne servent pas seulement pendant les vacances d’été ; elles améliorent l’efficacité toute l’année.

Le coût ne se mesure pas qu’en temps

Le traitement manuel affecte bien plus que la productivité.

Selon le rapport Accounts Payable Metrics That Matter d’Ardent Partners, le traitement manuel d’une facture coûte en moyenne 9,40 $ aux organisations, alors que celles qui ont automatisé leurs flux de travail dépensent nettement moins.

Le même principe s’applique à la saisie des commandes.

Si un employé passe seulement cinq minutes à saisir manuellement chaque bon de commande, le traitement de 100 commandes par semaine gruge plus de huit heures, soit l’équivalent d’une journée complète consacrée à de la saisie répétitive plutôt qu’à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Imaginez maintenant que deux employés sont en vacances en même temps.

Le travail ne disparaît pas. Il se déplace simplement vers les personnes qui restent. Résultat : des heures supplémentaires, des délais de réponse plus longs et un risque d’erreurs accru.

L’automatisation aide à mieux répartir le travail en laissant les transactions courantes se traiter automatiquement, pendant que les employés se concentrent uniquement sur les exceptions qui exigent une attention humaine.

Comment Vantree garde vos activités en mouvement

Chez Vantree Systems, nous croyons que votre solution EDI devrait continuer de fonctionner, que votre équipe soit au bureau, en télétravail ou en vacances bien méritées.

Nos solutions EDI intégrées à l’ERP sont conçues pour automatiser l’échange des documents courants tout en donnant aux bonnes personnes la visibilité nécessaire lorsqu’une intervention s’impose.

Avec Vantree, les entreprises peuvent :

• Importer automatiquement les bons de commande directement dans leur ERP.
• Acheminer les alertes et les exceptions EDI directement vers l’utilisateur ou le gestionnaire approprié, pour éviter qu’un problème reste sans réponse dans une boîte courriel partagée.
• Appliquer des règles de validation avant le traitement des documents, ce qui aide à prévenir les transactions rejetées, les pénalités imposées par les détaillants et les corrections coûteuses.
• Générer automatiquement les factures, les avis d’expédition anticipés (ASN), les accusés de réception et les autres documents EDI requis.
• Suivre l’état des transactions en temps réel, directement dans l’ERP.

Plutôt que de faire réviser chaque document manuellement, votre équipe n’a qu’à se concentrer sur les transactions qui demandent une attention particulière.

Résultat : les vacances ne créent pas de goulots d’étranglement, et les employés qui reviennent de congé ne sont pas accueillis par une pile de commandes en attente.

Intégré à l’ERP que votre équipe utilise déjà

L’un des plus grands avantages de Vantree : notre solution EDI fonctionne à l’intérieur de votre ERP, pas à côté.

Nous nous intégrons directement à :

• SAP Business One
• SAP S/4HANA
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations
• Acumatica

En intégrant l’EDI directement dans l’ERP, les entreprises éliminent la double saisie de données et évitent de jongler entre des applications déconnectées.

Les employés continuent de travailler dans le système qu’ils connaissent déjà, pendant que les transactions EDI se traitent automatiquement en arrière-plan.

Moins d’erreurs. Meilleure visibilité.

L’automatisation ne sert pas qu’à gagner du temps. Elle améliore aussi la qualité des données.

Selon IBM, la mauvaise qualité des données coûte chaque année des millions de dollars aux organisations en inefficacités, en retards et en reprises de travail.

Dans un environnement EDI, même de petites erreurs, comme un numéro d’article, une quantité ou une adresse de livraison erronés, peuvent entraîner :

• Des documents rejetés
• Des retards d’expédition
• Des pénalités imposées par les détaillants
• Des reprises manuelles
• De l’insatisfaction chez les clients

C’est pourquoi la validation est si importante.

Grâce à des règles de validation automatisées, les problèmes potentiels peuvent être repérés avant l’échange des documents avec les partenaires commerciaux. Combinées à des alertes en temps réel acheminées directement à l’employé ou au gestionnaire approprié, elles permettent de résoudre rapidement les exceptions sans ralentir le reste de la chaîne d’approvisionnement.

L’été est le meilleur moment pour évaluer vos processus

La saison des vacances est l’une des façons les plus simples de repérer les faiblesses opérationnelles.

Posez-vous les questions suivantes :

1. Que se passe-t-il si notre coordonnateur EDI s’absente pendant deux semaines ?
2. Les commandes peuvent-elles continuer de circuler sans intervention manuelle ?
3. Les alertes EDI sont-elles envoyées directement au bon utilisateur ou gestionnaire lorsqu’une personne n’est pas disponible ?
4. Avons-nous des règles de validation qui détectent les erreurs avant l’échange des documents ?
5. Notre solution EDI est-elle pleinement intégrée à notre ERP, ou nos employés ressaisissent-ils encore des données ?
6. Notre équipe passe-t-elle l’essentiel de son temps à gérer des exceptions ou à traiter manuellement chaque commande ?

Si la réponse à plusieurs de ces questions est « non », il est peut-être temps de revoir votre stratégie EDI.

Les organisations les plus résilientes ne sont pas nécessairement celles qui ont les plus grandes équipes. Ce sont celles qui ont automatisé leurs processus courants, intégré l’EDI à leur ERP et bâti des flux de travail qui continuent de fonctionner, peu importe qui est au bureau.

Gardez votre chaîne d’approvisionnement en mouvement cet été

Vos employés méritent leurs congés.

Vos clients s’attendent toujours à ce que les commandes arrivent à temps, que les factures soient traitées et que les expéditions se poursuivent sans interruption.

Chez Vantree Systems, nous aidons les fabricants, les distributeurs et les entreprises de l’alimentation et des boissons à automatiser l’EDI directement dans leur ERP. En réduisant le travail manuel, en appliquant des règles de validation, en acheminant les alertes aux bonnes personnes et en offrant une visibilité en temps réel sur chaque transaction, les entreprises peuvent maintenir leur continuité opérationnelle, même pendant la saison des vacances.