Ordre d’expédition d’entrepôt EDI 940 : qu’est-ce que c’est et comment ça fonctionne

L’EDI 940 est le document électronique standard utilisé pour demander à un entrepôt ou à un prestataire logistique tiers d’expédier des marchandises en votre nom. Si votre entreprise entrepose ses stocks dans un entrepôt distant ou un centre d’exécution 3PL, le 940 est la façon de leur indiquer quoi expédier, où l’expédier et quand.

Ce guide explique ce que contient l’EDI 940, comment ses segments sont structurés, où il se situe dans le flux de travail de l’entrepôt et comment il se connecte aux autres documents EDI d’entrepôt.

L’entreposage externalisé est désormais la norme plutôt que l’exception, ce qui fait de l’exactitude de chaque instruction d’expédition un véritable levier financier.

Sources : Armstrong & Associates, IBISWorld et Credit Research Foundation.

Qu’est-ce qu’un EDI 940 ?

Un EDI 940, officiellement appelé ordre d’expédition d’entrepôt (Warehouse Shipping Order), est un ensemble de transactions de la norme ANSI X12. Il est envoyé par un vendeur, comme un fabricant ou un grossiste, à un entrepôt ou à un prestataire logistique tiers pour autoriser l’expédition de marchandises vers un acheteur ou un détaillant.

Le 940 est l’un des documents les plus fondamentaux de l’échange de données informatisé pour les entreprises qui externalisent l’entreposage et l’exécution des commandes. Plutôt que d’envoyer par courriel, par télécopieur ou par téléphone des instructions d’expédition à votre 3PL pour chaque commande, l’EDI 940 automatise l’ensemble du processus. Lorsqu’un client passe une commande, votre système génère un 940 et le transmet électroniquement à l’entrepôt, qui peut commencer immédiatement à préparer, emballer et expédier.

Au-delà du déclenchement d’une expédition, l’EDI 940 peut aussi servir à modifier un ordre d’expédition existant ou à en annuler un qui a été transmis précédemment.

Quelles informations contient un EDI 940 ?

Un EDI 940 fournit tous les détails dont un entrepôt a besoin pour exécuter un ordre d’expédition avec exactitude. Les principaux champs de données comprennent :

• Numéro d’ordre d’expédition : un identifiant unique qui relie l’instruction d’entrepôt à la commande client ou au bon de commande d’origine
• Référence du bon de commande ou de la commande client : relie l’expédition à la commande du client
• Adresse de livraison : la destination où les marchandises doivent être livrées
• Adresse d’expédition : l’entrepôt ou l’installation qui expédie les marchandises
• Identification des articles : codes de produit comme le SKU, l’UPC, le GTIN ou les numéros de pièce du fournisseur
• Quantités : unités à expédier pour chaque article, avec l’unité de mesure
• Date d’expédition prévue : le moment où l’entrepôt doit expédier la commande
• Renseignements sur le transporteur et l’acheminement : transporteur privilégié, codes SCAC, mode d’expédition et conditions de fret (FOB)
• Instructions d’emballage : spécifications d’emballage au niveau de la palette, de la caisse ou de l’unité
• Instructions de manutention spéciales : contrôle de la température, matières dangereuses, exigences d’étiquetage ou autres conditions
• Coordonnées : pour la coordination de l’entrepôt ou du transport

Chaque partenaire commercial et chaque 3PL peut exiger des champs différents. Votre fournisseur EDI configure le mappage du 940 pour répondre aux exigences précises de chaque entrepôt.

La structure des segments de l’EDI 940 expliquée

L’EDI 940 est organisé en segments et en éléments de données selon la norme X12. Les segments propres à l’entrepôt diffèrent de ceux d’un bon de commande général (EDI 850) et utilisent des codes de segment préfixés par « W », conçus pour les opérations d’entrepôt.

Voici la structure des segments d’un EDI 940 typique :

• ISA (en-tête de contrôle d’échange) : ouvre l’échange EDI avec les identifiants de l’expéditeur et du destinataire, la date et le numéro de contrôle
• GS (en-tête de groupe fonctionnel) : identifie le type de transaction et regroupe les documents connexes
• ST (en-tête d’ensemble de transactions) : marque le début du document 940. « ST*940 » l’identifie comme un ordre d’expédition d’entrepôt
• W05 (identification de l’ordre d’expédition) : contient le numéro d’ordre d’expédition, la date et le code d’objet (original, modification ou annulation)
• N1 (identification du nom) : identifie les parties, dont le déposant (l’entreprise qui demande l’expédition), la partie destinataire et le transporteur
• N3/N4 (adresse et localisation géographique) : adresse municipale, ville, province ou état et code postal pour chaque partie
• W66 (instructions au transporteur d’entrepôt) : précise le transporteur, le mode de transport, le code SCAC, les instructions d’échange de palettes, les instructions de chargement et les conditions FOB
• LX (numéro attribué) : ouvre une boucle pour chaque groupe d’articles
• W01 (détail d’article) : contient l’identification du produit, la quantité, l’unité de mesure et le numéro de lot ou de série pour chaque article à expédier
• SE (fin d’ensemble de transactions) : ferme le 940 et indique le nombre de segments
• GE/IEA (fins de groupe et d’échange) : ferment le groupe fonctionnel et l’échange

Les segments W05, W66 et W01 sont propres aux transactions d’entrepôt. Si vous connaissez le bon de commande EDI 850, considérez le W05 comme l’équivalent du BEG pour l’entrepôt, le W01 comme l’équivalent du PO1, et le W66 comme un acheminement propre au transporteur qui n’a pas d’équivalent direct dans le bon de commande.

Comment l’EDI 940 s’intègre dans le flux de travail de l’entrepôt

L’EDI 940 se trouve au cœur du processus d’exécution de l’entrepôt. Voici le flux de travail typique de bout en bout, de la commande du client au paiement :

• Un détaillant envoie un EDI 850 (bon de commande) au vendeur
• Le vendeur envoie un EDI 855 (accusé de réception de bon de commande) pour confirmer la commande
• Le système du vendeur génère un EDI 940 (ordre d’expédition d’entrepôt) et le transmet au 3PL ou à l’entrepôt
• L’entrepôt envoie un EDI 997 (accusé de réception fonctionnel) pour confirmer la réception du 940
• L’entrepôt prépare, emballe et expédie la commande
• L’entrepôt renvoie un EDI 945 (avis d’expédition d’entrepôt) au vendeur avec les détails de l’expédition et le suivi
• Le vendeur génère un EDI 856 (avis d’expédition) et l’envoie au détaillant
• Le vendeur envoie un EDI 810 (facture) au détaillant pour demander le paiement

Cette chaîne montre pourquoi le 940 est essentiel : c’est le déclencheur qui transforme une commande client en une expédition physique. Sans lui, l’entrepôt n’a aucune instruction sur laquelle agir.

Le 940 est le déclencheur qui transforme une commande client en une expédition physique.

La famille complète des documents EDI d’entrepôt

L’EDI 940 fait partie d’une famille de types de documents EDI d’entrepôt qui, ensemble, offrent une visibilité complète sur les mouvements de stock entre les vendeurs et leurs entrepôts. Comprendre l’ensemble complet est important pour les entreprises qui gèrent des stocks répartis sur plusieurs emplacements.

• EDI 940 (ordre d’expédition d’entrepôt) : le vendeur demande à l’entrepôt d’expédier des marchandises à un acheteur
• EDI 943 (avis d’expédition de transfert de stock) : le vendeur avise l’entrepôt qu’une expédition de réapprovisionnement est en route
• EDI 944 (avis de réception de transfert de stock) : l’entrepôt confirme la réception du transfert de stock envoyé au moyen du 943
• EDI 945 (avis d’expédition d’entrepôt) : l’entrepôt confirme au vendeur qu’une expédition (demandée au moyen du 940) a été expédiée, avec le suivi et les détails de livraison
• EDI 947 (avis d’ajustement d’inventaire d’entrepôt) : l’entrepôt avise le vendeur des changements d’inventaire dus à des dommages, à des pertes, à des comptages cycliques ou à d’autres ajustements

Ensemble, ces cinq documents créent une boucle fermée : le vendeur fait entrer le stock (943/944), ordonne les expéditions sortantes (940/945) et concilie tout écart (947). Les entreprises qui mettent en place la famille complète obtiennent un aperçu en temps réel de ce qui est entreposé, de ce qui a été expédié et de ce qui nécessite une attention, éliminant les écarts d’inventaire et réduisant les maux de tête liés à l’intégration d’entrepôt.

EDI 940 ou EDI 945 : quelle est la différence ?

L’EDI 940 et l’EDI 945 forment une paire :

• EDI 940 (ordre d’expédition d’entrepôt) : envoyé à l’entrepôt par le vendeur. C’est une instruction d’expédier des marchandises précises à un acheteur. Voyez-le comme la demande.
• EDI 945 (avis d’expédition d’entrepôt) : renvoyé de l’entrepôt au vendeur. C’est une confirmation que l’expédition a été traitée et expédiée. Voyez-le comme la réponse.

Le 945 comprend les détails réels de l’expédition : transporteur utilisé, numéros de suivi, quantités expédiées (qui peuvent différer du 940 si le stock était insuffisant) et dates de livraison estimées. Le vendeur utilise ensuite les données du 945 pour générer l’avis d’expédition EDI 856 destiné au détaillant et la facture EDI 810.

Les erreurs courantes de l’EDI 940 et comment les éviter

Même avec un traitement automatisé, les erreurs dans les documents EDI 940 peuvent causer des erreurs d’expédition, des retards et des rétrofacturations en aval de la part des détaillants. Les problèmes courants comprennent :

• Adresses de livraison incorrectes : l’adresse ne correspond pas à celle que l’entrepôt a au dossier, ce qui fait échouer la validation du 940 ou envoie l’expédition au mauvais endroit
• Identification d’article manquante ou non valide : le SKU ou l’UPC du 940 n’existe pas dans le WMS de l’entrepôt, ce qui empêche la préparation de la commande
• Quantité supérieure au stock disponible : le 940 demande plus d’unités que l’entrepôt n’en a en stock, ce qui entraîne des expéditions partielles ou des mises en attente
• Codes SCAC non valides : le code de transporteur du segment W66 n’est pas reconnu, ce qui bloque l’acheminement
• Erreurs de format : des segments obligatoires manquants ou des types de données incorrects amènent l’entrepôt à retourner un EDI 997 rejeté

La meilleure prévention consiste à faire affaire avec un fournisseur EDI qui valide chaque 940 par rapport à la fois à la norme X12 et aux exigences précises de votre entrepôt avant la transmission. Vantree détecte ces problèmes avant qu’ils n’atteignent votre 3PL.

Avant la prochaine expédition, faites un rapide bilan de votre configuration EDI d’entrepôt. Touchez Oui ou Pas encore pour chaque question, et voyez où vous en êtes :

Comment Vantree gère le traitement de l’EDI 940 pour les 3PL

Si votre entreprise dépend d’entrepôts tiers pour l’exécution des commandes, le service d’EDI géré de Vantree automatise l’ensemble du flux de travail du 940, de la réception de la commande à la confirmation de l’expédition.

Vantree propose deux solutions pour gérer les documents EDI 940 :

• Web EDI : une plateforme infonuagique pour gérer les ordres d’expédition d’entrepôt au moyen d’une interface de navigateur intuitive. Idéale pour les entreprises ayant de plus faibles volumes de commandes ou celles qui se lancent dans l’EDI avec un 3PL.
• Automatisation EDI : une solution entièrement intégrée qui connecte votre système ERP ou de gestion des commandes directement au WMS de votre 3PL. Lorsqu’un bon de commande EDI 850 arrive d’un détaillant, Vantree génère automatiquement l’EDI 940 et le transmet au bon entrepôt. L’EDI 945 de retour revient dans votre système pour déclencher la génération de l’avis d’expédition et de la facture.

Vantree prend en charge plus de 35 intégrations ERP, dont SAP Business One, Microsoft Dynamics, NetSuite, Acumatica et QuickBooks. Pour un exemple concret de son fonctionnement, voyez comment l’automatisation EDI 3PL de Vantree avec SAP Business One élimine la communication manuelle avec l’entrepôt et donne aux vendeurs une visibilité en temps réel sur l’état des expéditions.

Pour les entreprises qui gèrent plusieurs relations avec des 3PL, le service d’intégration EDI 3PL de Vantree gère les différences de mappage entre chaque entrepôt afin que vous puissiez rationaliser vos opérations à partir d’une seule plateforme.

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Foire aux questions sur l’EDI 940

Que signifie EDI 940 ?

L’EDI 940 désigne l’ensemble de transactions de l’ordre d’expédition d’entrepôt au sein de la norme ANSI X12. Le numéro 940 est le code attribué aux instructions d’expédition d’entrepôt dans la famille X12. Il fait partie de la série 940 d’ensembles de transactions d’entrepôt qui comprend aussi les 943, 944, 945 et 947.

Qui envoie l’EDI 940 ?

L’EDI 940 est envoyé par le vendeur (l’entreprise qui possède le stock) à l’entrepôt ou au 3PL qui entrepose et expédie les marchandises. En pratique, cela signifie qu’un fabricant, un grossiste ou un distributeur envoie le 940 pour demander à son partenaire d’exécution d’expédier une commande précise à un acheteur ou à un détaillant.

Quelle est la différence entre l’EDI 940 et l’EDI 945 ?

L’EDI 940 est l’instruction d’expédition envoyée à l’entrepôt. L’EDI 945 est la confirmation d’expédition renvoyée par l’entrepôt une fois la commande expédiée. Le 940 dit « veuillez expédier ceci ». Le 945 dit « nous l’avons expédié, voici les détails ». Ils sont toujours utilisés en paire.

Peut-on utiliser un EDI 940 pour annuler ou modifier un ordre d’expédition ?

Oui. L’EDI 940 prend en charge des codes d’objet qui indiquent si le document est un ordre d’expédition original, une modification d’un ordre transmis précédemment ou une annulation. Le segment W05 contient le code d’objet qui indique à l’entrepôt quelle action poser.

Comment l’EDI 940 se connecte-t-il aux systèmes ERP et WMS ?

L’EDI 940 est généralement généré automatiquement à partir d’une commande client dans le système ERP du vendeur. Lorsqu’une commande client est confirmée, l’ERP crée le 940 avec les bonnes données d’article, de quantité et d’expédition, et le fournisseur EDI le transmet au WMS de l’entrepôt. L’EDI 945 de retour met ensuite à jour l’ERP avec la confirmation d’expédition. Cette automatisation élimine la communication manuelle et maintient les deux systèmes synchronisés en temps réel.