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Intégration EDI Kroger : devenez conforme avec Vantree

Vantree offre un service d'intégration EDI Kroger entièrement géré, couvrant chaque étape de la conformité, de la configuration du partenaire à la surveillance continue. Que vous soyez un nouveau fournisseur de Kroger ou que vous développiez votre relation existante, notre équipe prend en charge la connexion, la cartographie, les tests et la mise en service pour que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Avec plus de 25 ans d'expertise EDI et une certification SOC 2 Type 2, Vantree bénéficie de la confiance des fournisseurs qui transigent avec certains des plus grands détaillants d'Amérique du Nord.

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À propos de Kroger

The Kroger Co., fondée en 1883 à Cincinnati (Ohio), est la plus grande chaîne de supermarchés aux États-Unis par les revenus. Kroger exploite plus de 2 800 magasins dans 35 États sous deux douzaines de bannières, dont Kroger, Fred Meyer, Harris Teeter, Ralphs, King Soopers, Fry’s Food & Drug, Dillon Stores et Smith’s Food & Drug. Ses formats englobent les supermarchés traditionnels, les magasins-entrepôts à prix réduits et les magasins multidépartements.

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Pour vendre à n’importe quelle division Kroger, l’échange de données informatisé n’est pas optionnel. Kroger exige que tous ses fournisseurs échangent leurs documents commerciaux par EDI et applique des délais de conformité stricts appuyés par des pénalités financières. Travailler avec un prestataire EDI expérimenté qui connaît les exigences particulières de Kroger est le moyen le plus rapide de devenir conforme et de commencer à recevoir des commandes. Kroger est aussi l’un des plus importants joueurs de la chaîne d’approvisionnement agroalimentaire, ce qui en fait un partenaire commercial de grande valeur pour les fournisseurs en épicerie.

Exigences EDI de Kroger pour les fournisseurs

Kroger utilise à la fois les normes de documents EDI UCS (Uniform Communication Standard) et ANSI ASC X12 pour envoyer et recevoir ses transactions. Toutes les nouvelles configurations se font dans la version EDI 5010, la plus récente utilisée par Kroger. Les fournisseurs doivent pouvoir accepter et transmettre des documents EDI selon les modalités du programme de conformité de Kroger.

Kroger n’impose pas l’utilisation d’un VAN ou d’un prestataire EDI en particulier, mais toutes les connexions doivent transiter par IBM Sterling Commerce ou être interconnectées au VAN de Kroger.

Pour entamer le processus EDI avec Kroger, les fournisseurs ou leur prestataire EDI doivent soumettre un formulaire New Partner Set-up via le portail EDI de Kroger. Kroger attribue ensuite un analyste d’affaires EDI au compte. Une fois le formulaire traité et le fournisseur connecté à la plateforme Web Webgate+, Kroger accorde le statut de production EDI et le fournisseur peut commencer à recevoir des bons de commande EDI 850.

Voici à quoi ressemble le processus type d’intégration EDI chez Kroger :

  • Choisir un prestataire EDI comme Vantree
  • Soumettre un formulaire New Partner Set-up à Kroger
  • Kroger attribue un analyste d’affaires EDI au compte
  • Le prestataire EDI établit la connexion VAN vers IBM Sterling Commerce
  • La cartographie, la traduction et la validation sont configurées pour chaque type de document
  • Kroger accorde le statut de production via Webgate+
  • Le fournisseur commence à recevoir les bons de commande et à transmettre les factures

Kroger s’appuie sur plusieurs types de documents EDI essentiels pour sa chaîne d’approvisionnement. À noter que Kroger utilise exclusivement l’EDI 850 (bon de commande) dans toutes ses divisions, y compris pour l’épicerie. Contrairement à certains détaillants en épicerie qui utilisent l’EDI 875 (bon de commande d’épicerie), Kroger n’utilise pas le 875 pour les commandes standards.

Les principales transactions EDI de Kroger comprennent :

  • EDI 850 (bon de commande) : Kroger l’envoie pour lancer une commande comportant les descriptions d’articles, les quantités, les prix, les dates d’expédition et les lieux de livraison
  • EDI 810 (facture) : les fournisseurs le transmettent pour demander le paiement des marchandises expédiées, en référence au numéro de bon de commande d’origine
  • EDI 856 (avis d’expédition anticipé / ASN) : les fournisseurs l’envoient avec les détails de l’expédition, y compris les étiquettes à codes-barres sérialisés et l’étiquetage des caisses conforme à la norme GS1-128
  • EDI 812 (ajustement crédit/débit) : Kroger l’émet pour les rétrofacturations ou les ajustements de prix
  • EDI 820 (ordre de paiement / avis de remise) : Kroger envoie les détails de remise pour les paiements traités
  • EDI 824 (avis d’application) : utilisé pour communiquer les erreurs, les corrections ou l’acceptation des documents précédemment transmis
  • EDI 855 (accusé de réception de bon de commande) : confirme la réception et l’acceptation d’un bon de commande Kroger
  • EDI 997 (accusé de réception fonctionnel) : exigé pour toutes les transactions entrantes afin de confirmer que le document a été reçu et accepté ou rejeté

Tous les documents EDI doivent être accusés de réception par un EDI 997. Un 997 accepté confirme uniquement que le document EDI ne comportait aucune erreur de format. Il ne confirme pas que la transaction répondait aux exigences applicatives de Kroger.

Kroger applique des délais de conformité stricts à tous ses fournisseurs. Les fournisseurs non conformes reçoivent un avis officiel de leur division Kroger précisant un délai pour établir une connexion EDI. Voici les fenêtres de conformité standards et les pénalités applicables :

  • Délai de conformité de 60 jours : après avoir reçu un avis, les fournisseurs disposent de 60 jours pour devenir conformes à l’EDI
  • Frais de non-conformité : une pénalité de 1 % du montant total de la facture ou de 250 $ US, selon le montant le plus élevé, par transaction
  • Échéance de facturation de 90 jours : les fournisseurs doivent transmettre une facture EDI dans les 90 jours suivant la réception des marchandises par Kroger
  • Frais pour facture en retard : les factures non transmises dans le délai de 90 jours sont assujetties à des frais supplémentaires de 250 $ US ou de 1 % du montant total de la facture par transaction
  • Exigence d’accusé de réception EDI 997 : le défaut de retourner les accusés de réception fonctionnels peut entraîner la résiliation du partenariat EDI et des frais de non-conformité additionnels

Ces pénalités s’appliquent à chaque transaction individuelle, de sorte que les coûts peuvent s’accumuler rapidement pour les fournisseurs qui tardent à mettre en place leur configuration EDI.

Travailler avec Vantree élimine ce risque. Notre équipe veille à ce que votre connexion EDI soit établie, testée et validée bien avant toute échéance de conformité.

Comment Vantree simplifie votre intégration EDI Kroger

Lorsque vous choisissez Vantree comme prestataire EDI pour Kroger, nous prenons en charge chaque aspect du processus d’intégration en votre nom. Notre service entièrement géré signifie que vous n’avez jamais à vous soucier de la complexité technique des connexions EDI, de la cartographie des documents ou des mises à jour de conformité continues.

Le modèle de soutien en équipe de Vantree affecte des agents de solutions dédiés à votre compte. Contrairement aux prestataires qui s’appuient sur des systèmes de billetterie anonymes, nos agents comprennent votre entreprise et travaillent avec vous de manière continue. Voici ce que couvre notre service géré pour l’EDI Kroger :

  • Sensibilisation du partenaire : nous communiquons avec Kroger en votre nom pour lancer la relation et entamer le processus d’intégration
  • Gestion de la connexion : nous établissons, surveillons, maintenons et mettons à jour la connexion VAN vers IBM Sterling Commerce
  • Cartographie et tests : nous effectuons la cartographie complète de la documentation EDI et réalisons des tests internes et externes pour garantir l’exactitude des données dans chaque champ
  • Soutien à la mise en service : nous présentons un plan de mise en œuvre et une stratégie de mise en service infaillible pour respecter vos échéances de conformité
  • Surveillance continue : nous enregistrons chaque transaction grâce à un système sophistiqué de notification d’erreurs qui détecte les problèmes avant qu’ils ne deviennent des pénalités
  • Soutien complet : nous parlons directement à Kroger en votre nom pour toute question de conformité, de cartographie ou de transmission

Vantree intègre l’EDI Kroger directement à vos systèmes d’affaires existants, éliminant la saisie manuelle des données et réduisant le risque d’erreur humaine. Notre logiciel propriétaire se connecte à plus de 35 intégrations ERP, ce qui permet aux bons de commande, aux factures et aux avis d’expédition de circuler automatiquement entre Kroger et votre système comptable ou d’entrepôt.

Les intégrations ERP populaires pour les fournisseurs Kroger comprennent SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks, NetSuite, Acumatica et Sage. Vantree prend également en charge les connexions aux plateformes WMS et aux fournisseurs de services logistiques tiers pour les fournisseurs qui sous-traitent l’entreposage et l’exécution des commandes.

Notre plateforme infonuagique prend en charge les formats EDI, API, services Web, XML et JSON, assurant la compatibilité peu importe l’architecture de votre système.

Vantree offre deux principales solutions selon la taille et la complexité de vos opérations :

  • Web EDI : une solution économique basée sur un navigateur, idéale pour les petits fournisseurs ou les entreprises qui débutent avec l’EDI. Vous pouvez envoyer et recevoir tout document EDI Kroger par l’entremise d’une interface Web intuitive, sans matériel ni logiciel à installer. C’est le moyen le plus rapide de devenir conforme et de commencer à traiter des commandes.
  • Automatisation EDI : une solution entièrement intégrée qui connecte l’EDI directement à votre système ERP ou comptable. Les documents sont échangés automatiquement sans intervention manuelle. Cette option est évolutive et conçue pour les fournisseurs ayant des volumes de transactions élevés ou plusieurs partenaires commerciaux.

Les deux solutions comprennent les services complets de cartographie, de traduction, de validation et de transmission. À mesure que votre entreprise croît, vous pouvez passer en toute transparence du Web EDI à l’automatisation complète sans perdre aucune de vos configurations existantes.

Pourquoi les fournisseurs de Kroger choisissent Vantree

Les fournisseurs qui transigent avec Kroger ont besoin d’un prestataire EDI qui offre de la précision, de la rapidité et de la fiabilité. Vantree a bâti sa réputation sur exactement ces qualités :

  • Prestataire de solutions EDI de confiance depuis 1994, avec plus de 1 000 mises en œuvre réalisées sans retard
  • Certifié SOC 2 Type 2, garantissant que vos données sont traitées selon les plus hautes normes de sécurité
  • Soutien en équipe avec des agents de solutions dédiés, disponibles pour une résolution des problèmes en temps réel
  • Connexions préétablies avec les principaux détaillants, dont Walmart, Target, Costco, Amazon et plusieurs autres, au sein de notre réseau de partenaires commerciaux
  • Logiciel propriétaire permettant des solutions entièrement personnalisables pour toute exigence d’échange de documents
  • Surveillance des transactions 24 h sur 24, appuyée par un système automatisé de notification d’erreurs, afin que les problèmes de conformité soient détectés avant de devenir des pénalités coûteuses

Vantree n’est pas qu’une simple connexion EDI. Nous agissons comme une extension de votre équipe, en prenant en charge la sensibilisation des partenaires, les mises à jour de conformité et la gestion des partenaires commerciaux, pour que vous puissiez rester concentré sur le service à vos clients et la croissance de votre activité Kroger.

data interchange throughout supply chain

Commencez votre mise en conformité EDI avec Kroger

Prêt à devenir conforme à l’EDI Kroger ? Notre équipe analysera les exigences de vos partenaires commerciaux et vous rendra opérationnel avant votre échéance de conformité.

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Foire aux questions sur l'EDI Kroger

Quels documents EDI Kroger exige-t-il ?

Kroger exige de la plupart des fournisseurs qu’ils acceptent les bons de commande EDI 850 et les avis d’application EDI 824, et qu’ils envoient les factures EDI 810. Selon votre programme de chaîne d’approvisionnement, Kroger peut également exiger des avis d’expédition anticipés EDI 856 avec des étiquettes à codes-barres conformes à la norme GS1-128. Tous les documents entrants doivent être accusés de réception par un EDI 997.

Kroger applique des pénalités financières en cas de non-conformité. Après avoir reçu un avis officiel, les fournisseurs disposent de 60 jours pour établir une connexion EDI. Si l’échéance est manquée, Kroger applique des frais de 1 % du montant total de la facture ou de 250 $ US par transaction, selon le montant le plus élevé. De plus, les factures doivent être transmises dans les 90 jours suivant la livraison, sinon des frais de retard supplémentaires s’appliquent.

Non. Kroger n’impose pas de VAN ni de prestataire EDI en particulier. Cependant, tous les documents EDI doivent transiter par IBM Sterling Commerce, qui est le VAN principal de Kroger, ou être interconnectés à celui-ci. Vantree gère cette connexion en votre nom, assurant une transmission transparente peu importe votre configuration existante.

Kroger utilise des systèmes communs dans toutes ses divisions pour la plupart des catégories de produits. Lorsque vous êtes approuvé pour une division de magasins, vous êtes approuvé pour toutes les divisions de la même zone de soutien EDI. Toutefois, les magasins Fred Meyer (y compris Smith’s Food & Drug) et les magasins Harris Teeter nécessitent des connexions EDI distinctes des principales divisions Kroger.

Bien que certains détaillants en épicerie utilisent l’EDI 875 (bon de commande d’épicerie) pour les transactions liées aux aliments, Kroger utilise exclusivement l’EDI 850 (bon de commande) dans toutes ses divisions, y compris pour les produits d’épicerie. L’EDI 850 est une transaction à usage général qui contient les descriptions d’articles, les quantités, les prix, les dates d’expédition et les lieux de livraison. Les fournisseurs devraient configurer leurs systèmes pour le 850, et non pour le 875.

Le délai dépend de vos systèmes actuels et de la complexité de votre intégration. Avec le service géré de Vantree, la plupart des fournisseurs sont entièrement conformes et traitent leurs commandes en deux à quatre semaines. Après la soumission du formulaire New Partner Set-up et l’obtention de l’accès à Webgate+, Kroger accorde rapidement le statut de production, et notre équipe s’assure que vos cartographies, vos connexions et vos validations sont prêtes avant l’arrivée de la première commande.

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